Що перевірити та які докази зберегти: вимагають зайві документи або дії

Кожну додаткову вимогу перевіряйте за законом та інформаційною карткою: назва документа, форма, мета і можливість отримати відомості без участі заявника.

Додаткова вимога може бути обов’язковою нормою, способом підтвердити спеціальну обставину або лише зручною для працівника рекомендацією. Перевіряйте її за законом та актуальною інформаційною карткою, а не за усним списком.

Ідентифікація справи — Вимагають зайві документи або дії

• □ точна назва органу або суб’єкта надання
• □ дата подання і офіційний канал
• □ чи міститься вимога в законі та актуальній інформаційній картці
• □ чи йдеться про оригінал, копію, нотаріальне засвідчення або переклад

Підтвердження, які потрібно зберегти — Вимагають зайві документи або дії

• □ збережена інформаційна картка з датою перевірки
• □ перелік поданих документів
• □ письмове або електронне повідомлення про додаткову вимогу
• □ ім’я чи посада працівника
• □ рішення про відмову, якщо воно вже прийняте

Офіційні контрольні твердження — Вимагають зайві документи або дії

• □ Для надання адміністративної послуги заборонено вимагати документи або інформацію, не передбачені законом.
• □ Інформаційна картка адміністративної послуги містить перелік і вимоги до документів, граничний строк, результат та вичерпні підстави для відмови.
• □ Негативний адміністративний акт повинен повідомляти спосіб, порядок і строк оскарження.

Дії перед ескалацією — Вимагають зайві документи або дії

• □ попросіть посилання на норму або пункт інформаційної картки
• □ не передавайте надлишкові персональні документи лише «для підстрахування»
• □ зафіксуйте вимогу письмово або повторіть її у власному контрольному зверненні
• □ подайте комплект, передбачений офіційною карткою, з описом
• □ якщо отримано відмову, оскаржуйте конкретну додаткову вимогу та її вплив на результат

Як перевірити законність додаткової вимоги — Вимагають зайві документи або дії

Запишіть точну назву документа, форму засвідчення і мету, для якої його вимагають. Потім знайдіть цю вимогу в інформаційній картці або попросіть письмове посилання на норму. Окремо перевірте, чи може орган отримати відомості міжвідомчо.

Якість власного пакета — Вимагають зайві документи або дії

• □ головна вимога сформульована одним реченням
• □ додатки пронумеровані
• □ персональні дані мінімізовані
• □ копія всього відправленого збережена

Що не додавати без потреби — Вимагають зайві документи або дії

• покладатися на усний список працівника
• передавати повні копії всіх документів без мети
• змішувати рекомендацію для зручності з обов’язковою вимогою
• не зберігати версію інформаційної картки