Як оформити довіреність або нотаріальний документ: покроковий сценарій

Цей сценарій потрібен, коли замість вас має діяти інша особа або коли установі потрібне нотаріально оформлене волевиявлення, а звичайної копії чи довідки недостатньо.

Статус матеріалу: редакційно опрацьовано, але сторінка залишається заблокованою до профільної юридичної перевірки та повторної перевірки динамічних умов безпосередньо перед публікацією.

Крок 1. Визначте, чи потрібне представництво

Довіреність видають для представництва перед третіми особами, тому першим кроком має бути точне визначення адресата і дій представника.

Напишіть: хто має діяти, перед ким, що саме він подає або підписує, який результат отримує і що робить з оригіналами, майном або коштами.

Крок 2. Отримайте вимоги установи-адресата

Попросіть точну назву документа і необхідні повноваження. Якщо справа стосується нерухомості, банківського рахунку, суду, реєстрації, спадщини або корпоративних прав, не використовуйте випадковий зразок.

Просіть не лише зразок, а й пояснення, яка дія в ньому має бути прямо названа. Власний проєкт установи-адресата корисний як технічна основа, але його все одно потрібно перевірити на зайві або відсутні повноваження.

Крок 3. Перевірте, чи не потрібен інший документ

• для особистої згоди — нотаріальна заява або згода;
• для підтвердження копії — засвідчена копія;
• для підтвердження підпису — засвідчення справжності підпису;
• для встановлення взаємних прав — договір;
• для розпорядження на випадок смерті — заповіт.

Крок 4. Оберіть маршрут оформлення

• В Україні: звернення до нотаріуса, який може вчинити потрібну дію.
• За кордоном для України: українська консульська нотаріальна дія або нотаріус у державі перебування із подальшим засвідченням і перекладом.

Для консульської нотаріальної дії через е-Консул можна попередньо подати заяву, проєкт документа і необхідні матеріали, якщо відповідна послуга доступна.

Крок 5. Якщо документ використовуватиметься в іншій державі

До посвідчення отримайте від адресата вимоги до форми, апостиля або легалізації, перекладу та оригіналу. Не замовляйте переклад фінального тексту до того, як погоджено його зміст: зміна одного повноваження потребуватиме нового перекладу.

Крок 6. Підготуйте проєкт з обмеженнями

Форма довіреності має відповідати формі правочину, для якого вона видається.

• додайте тільки потрібні органи та дії;
• точно опишіть об’єкт;
• окремо визначте отримання коштів, продаж, дарування, заставу, підпис договору;
• визначте строк;
• дозвольте або забороніть передоручення;
• передбачте обов’язок передати результат і документи.

Для широких повноважень складіть окремий список заборон: які договори не можна укладати, чи можна отримувати кошти, чи допускається передоручення, яка мінімальна ціна або інша межа має бути дотримана.

Крок 7. Прочитайте фінальний текст до підпису

Зіставте його зі своїм списком. Викресліть усе, чого ви не просили. Не підписуйте документ із порожніми полями або фразами, зміст яких вам не пояснили.

Крок 8. Передайте документ безпечно

Збережіть копію й реквізити, зафіксуйте спосіб передання оригіналу. Представникові передавайте лише ті додаткові документи та доступи, без яких він не може виконати конкретну дію.

Крок 9. Контролюйте використання

• попросіть копії поданих заяв і підписаних документів;
• встановіть строк звіту;
• перевірте результат у відповідному реєстрі або установі, якщо це доступно;
• після завершення заберіть невикористані оригінали та доступи.

Крок 10. Прийміть результат від представника

Отримайте копії всіх поданих заяв, підписаних документів, квитанцій і рішень. Звірте результат із дорученням. Якщо представник отримував оригінали, кошти або доступи, оформіть їх повернення окремо.

Крок 11. Якщо повноваження більше не потрібні

Не обмежуйтеся повідомленням у месенджері. Оформіть припинення належним способом, повідомте представника та відомих третіх осіб.

Після належного припинення нотаріально посвідченої довіреності відомості про припинення відображають у Єдиному реєстрі довіреностей за порядком, чинним на дату дії.

Зупиніться і зверніться до юриста, якщо

• представник уже вчинив спірну дію;
• виникла підозра у зловживанні або підробленні;
• документ охоплює нерухомість, корпоративні права чи значні кошти;
• неясно, право якої держави визначає форму документа;
• установа відмовляється приймати документ, але не називає точну причину.