Що перевірити перед оформленням довіреності або нотаріального документа

Робочий чек-лист для перевірки документа до підписання, під час посвідчення та після передачі представникові.

Статус матеріалу: редакційно опрацьовано, але сторінка залишається заблокованою до профільної юридичної перевірки та повторної перевірки динамічних умов безпосередньо перед публікацією.

До підготовки тексту

• □ Точну назву документа і вимоги до форми отримано від установи-адресата.
• □ Конкретні дії представника сформульовано окремим списком.
• □ Перевірено, чи допускає потрібна дія представництво.
• □ Державу та установу використання документа визначено.
• □ Маршрут оформлення обрано: український нотаріус, консул або нотаріус у державі перебування.

Дані документа

• □ Повні дані довірителя написано без помилок.
• □ Повні дані представника звірено з документом.
• □ Орган, справу, рахунок, транспортний засіб, нерухомість або інший об’єкт описано однозначно.
• □ Повноваження не ширші за реальну потребу.
• □ Право підписувати, подавати, отримувати, сплачувати, продавати або одержувати кошти визначено окремо.
• □ Передоручення прямо дозволено або заборонено.
• □ Порядок передання отриманих документів, коштів або майна встановлено.

Повноваження підвищеного ризику

• □ Продаж, дарування, застава або інше розпорядження майном дозволено лише за реальної потреби.
• □ Отримання коштів і право визначати банківські реквізити сформульовано однозначно.
• □ Право одержувати дублікати документів не додано автоматично.
• □ Заборони, ліміти та обов’язок звітувати внесено до тексту, якщо вони потрібні.

Дата і строк

• □ У довіреності зазначено дату її вчинення: без цієї дати довіреність є нікчемною.
• □ Строк визначено свідомо; враховано, що без установленого строку довіреність зберігає чинність до припинення, а строк передоручення не може перевищувати строк основної довіреності.
• □ Строк відповідає реальній тривалості завдання і не є безпідставно довгим.

Під час посвідчення

• □ Фінальний текст прочитано повністю, а не лише першу сторінку.
• □ Усі числа, адреси, реєстраційні номери та написання імен перевірено.
• □ Незрозумілі формулювання пояснено до підпису.
• □ У документі немає порожніх полів, які пропонують заповнити після підпису.
• □ Власний примірник або належну копію отримано.

Реєстр і використання

• □ Для нотаріально посвідченої в Україні довіреності перед використанням передбачено перевірку її дійсності нотаріусом через Єдиний реєстр довіреностей.
• □ Представник знає точний обсяг повноважень і строк.
• □ Прийнятність форми документа для установи-адресата підтверджено.
• □ Оригінал передано безпечним способом із підтвердженням.

Після виконання доручення

• □ Копії поданих і підписаних документів отримано.
• □ Результат перевірено в установі або реєстрі, якщо це доступно.
• □ Невикористані оригінали та доступи повернуто.
• □ Подальша потреба в повноваженнях оцінена окремо.

Якщо довіреність треба припинити

• □ Належний порядок припинення або скасування виконано.
• □ Представника повідомлено способом, який можна підтвердити.
• □ Відомі банки, реєстраторів, контрагентів та інших третіх осіб повідомлено.
• □ Передані оригінали, ключі та доступи повернуто або заблоковано, якщо це можливо.

Не підписуйте, якщо

• у тексті є продаж, дарування, отримання коштів або передоручення, яких ви не просили;
• вам не дають прочитати фінальний текст;
• дані об’єкта неповні або не збігаються з правовстановлювальними документами;
• вам пояснюють, що дату або строк «допишуть потім».