• Главная
  • Карта сайта
Не найдено

Супровідний лист

  1. У яких випадках потрібно скласти супровідний лист
  2. Особливості складання супровідного листа
  3. Різновиди супровідних листів
  4. Як написати супровідний лист

Як правильно скласти супровідний лист, що додається до документів, розповімо в статті. Скачайте 3 зразка документа від експерта.

Скачайте корисні документи:

У яких випадках потрібно скласти супровідний лист

Форма супровідного листа відноситься до найбільш часто використовуваних в практиці діловодства. Таке ділове лист є додатком до документів, що не містить адресну частину, наприклад, до:

  • договорами;
  • методичним або інструктивних вказівок;
  • контрактами;
  • актам;
  • протоколам та ін.

Ці документи, як правило, є самостійними, що не містять прохань, претензій, вимог та звернень. Щоб Їх разом з ними супровідні листи складаються як підтвердження того, що такий документ був відправлений адресату.

Друге призначення супровідного листа - опис надсилаються разом з ним документів, що містить найменування кожного документа із зазначенням кількості примірників і числа містяться в ньому сторінок. При отриманні супровідного листа адресат автоматично приймає та доданий до нього пакет документів.

Особливості складання супровідного листа

Супровідні листи мають стандартний вигляд і зміст. Тому часто на підприємстві використовується типовий шаблон супровідного листа, що значно спрощує процедуру складання та оформлення цього виду ділових листів.

Адресна частина і звернення заповнюють відповідно до загальноприйнятих правил, найменування документа - «Супровідний лист» вказувати не потрібно, але тема повідомлення вказується обов'язково. Основна відмінність від інших ділових листів - зміст текстової частини. Вона може починатися з фраз:

  • «При цьому направляємо Вам ...»;
  • «Надсилаємо на Вашу адресу ...»;
  • «Представляємо Вам ...».

Після чого слід перелік найменувань яких докладають додатків і пояснення, з якою метою направляються адресату ці документи. Крім цього, супровідні листи містять вказівку чи прохання про те, що адресат повинен зробити з направляються документами, наприклад:

  • «Прошу вивчити і внести необхідні доповнення в звітність відповідно до спрямовується інструкцією»,
  • «Згідно з спрямованим методичних вказівок, необхідно скорегувати форми звітності та направити на нашу адресу звіти за новими формами до 01.07.2019 року»,
  • «Прошу підтвердити отримання ...»,
  • «Просимо повернути в нашу адресу один екземпляр направляється договору після його підписання»,
  • «Просимо проінформувати ...» і т.п.

Будь-бланк супровідного листа також має особливий реквізит, який відсутній в інших ділових листах. Це відмітка про наявність додатків. Реквізит має вигляд переліку і необхідний, щоб адресат вже на етапі реєстрації вхідної кореспонденції міг перевірити цілісність відправлення і повноту комплекту документів, що додаються.

Зразок супровідного листа 2019 (фрагмент)

Зразок супровідного листа 2019 (фрагмент)

завантажити зразок

Різновиди супровідних листів

До найбільш розповсюджених відносяться 3 види супровідних листів:

  • який містить обґрунтування про;
  • що містить прохання;
  • що містить відомості, що пояснюють зміст.

Супровідний лист з обґрунтуванням

У ньому посилаються на події, відповідно до яких адресату направляються документи. До таких подій належать, наприклад, попередня домовленість, завершення чергового етапу виконання робіт за договором, рішення вищого органу або зміна вимог законодавства. Подія, на підставі якого подаються документи, вказується на початку листа.

Зразок супровідного листа з обґрунтуванням (фрагмент)

Завантажити супровідний лист

Супровідний лист, в якому міститься прохання

Це найбільш поширений вид ділових листів. При цьому прохання ізлагаютя не на початку текстової частини документа, а вже після вступу і згадки його найменування. Так, наприклад, супровідний лист до звіту, зразок, може містити прохання про те, щоб другий примірник звіту був підписаний представником контрагента і спрямований назад на адресу виконавця із зазначенням термінів відправки.

Зразок супровідного листа, що містить прохання (фрагмент)

Зразок супровідного листа, що містить прохання (фрагмент)

Завантажити супровідний лист

Супровідний лист з поясненням

У ньому спочатку інформують про те, які саме документи спрямовані адресату, а потім дають коментарі і пояснення з приводу змісту цих документів.

Зразок супровідного листа, що містить пояснення змісту (фрагмент)

Завантажити супровідний лист

Щоб правильно скласти і оформити будь-який діловий лист, скористайтеся спеціальним конструктором від експертів журналу «Довідник секретаря.

Щоб правильно скласти і оформити будь-який діловий лист, скористайтеся спеціальним конструктором від експертів журналу «Довідник секретаря

Використовувати онлайн-конструктор

Як написати супровідний лист

Формуляр або бланк супровідного листа доцільно розробити на підприємстві та затвердити в обліковій політиці локальним нормативним актом, наприклад, положенням про діловодство. У цьому випадку будь-який співробітник, який не знає, як пишеться супровідний лист, зразок зможе подивитися в альбомі, що додається до локального акту та оформити документ правильно.

При оформленні та складанні листа керуйтеся загальними вимогами, встановленими ГОСТ Р 7.0.97-2016, вступив у дію з 1 липня 2018 року.

Складаючи лист врахуйте, що всі документи, що згадуються в тексті супровідного листа окремо або пакетом, вносяться до переліку додатків, незалежно від їх загальної кількості.

Увага! Реквізит «Підпис» проставляється один раз - після списку доданих до листа документів.

Якщо прикладаються документів багато, реквізит «Відмітка про наявність додатків» за обсягом може перевищити текстову частину супровідного листа. Це не буде розцінюватися як порушення вимог ГОСТу. При цьому перший лист листи заповнюється на бланку організації, наступні - на стандартних аркушах паперу формату А4. Сторінки листи, обсяг якого перевищує одну сторінку, нумерують. Номер сторінки вказують у верхньому полі, посередині.

підсумок

Використовуйте формуляр або бланк супровідного листа, щоб звести до мінімуму помилки при складанні та оформленні цього документа.

Провайдеры:
  • 08.09.2015

    Batyevka.NET предоставляет услуги доступа к сети Интернет на территории Соломенского района г. Киева.Наша миссия —... 
    Читать полностью

  • 08.09.2015
    IPNET

    Компания IPNET — это крупнейший оператор и технологический лидер на рынке телекоммуникаций Киева. Мы предоставляем... 
    Читать полностью

  • 08.09.2015
    Boryspil.Net

    Интернет-провайдер «Boryspil.net» начал свою работу в 2008 году и на данный момент является одним из крупнейших поставщиков... 
    Читать полностью

  • 08.09.2015
    4OKNET

    Наша компания работает в сфере телекоммуникационных услуг, а именно — предоставлении доступа в сеть интернет.Уже... 
    Читать полностью

  • 08.09.2015
    Телегруп

    ДП «Телегруп-Украина» – IT-компания с 15-летним опытом работы на рынке телекоммуникационных услуг, а также официальный... 
    Читать полностью

  • 08.09.2015
    Софтлинк

    Высокая скоростьМы являемся участником Украинского центра обмена трафиком (UA — IX) с включением 10 Гбит / сек... 
    Читать полностью