1. Ми виділяємо 5 етапів підготовки до виставки
2. Перший день виставки. продуктивний старт
3. НАЙГОЛОВНІШЕ в перший день
4. Ранкова планерка
5. 5 Лайфхак, щоб працювати на виставці було в радість
6. Ролі експонента на виставці
7. Схема багатошарової продуктивної роботи на виставці
8. Ролі та завдання експонентів на стенді
9. «Зазивала»
10. Завдання по формуванню правильного потоку відвідувачів стенду
11. Ресепшн-менеджери
12. експерти
13. Як встановити контакт на виставці
14. Автор: Наталя Марова, керівник проекту Retail.ru

Як ефективно провести робочі дні на виставці. Поради, які допоможуть вам отримати нові контакти і не втратити дорогоцінний час.

В першій частині ми розібрали, як готуватися до виставки. Зверну увагу на те, що просто очікувати від організаторів виставки, що до вас прийдуть саме ваші партнери - не варто, формуйте трафік саме для вас.

І ось, ви на виставці, що далі?

Нагадуємо, що стаття орієнтована на тих, для кого виставка це активність, яка відбувається рідко і вимагає чималої мобілізації ресурсів. Візьмемо конкретний приклад роботи компанії, що виробляє продукти харчування, на продуктовій виставці Продекспо. Ми залишаємо за рамками цієї статті технічну підготовку стенду. Зосередимося на роботі менеджерів, їх ролі в успіху і результат.

Ми виділяємо 5 етапів підготовки до виставки

1. Вибір виставки.
2. Технічна підготовка стенду.
3. Підготовка співробітників до роботи на виставці .
4. Безпосередньо робота на виставці.
5. Обробка контактів, підведення підсумків виставки .

Сьогодні розповімо про безпосередній роботі на виставці, т. Е. Про 4 етапі.

Перший день виставки. продуктивний старт

Найбільш складний - перший день виставки. Від інших днів відрізняється подібними ситуаціями:

• не всі співробітники знають, де розташований стенд компанії,
• не у всіх є бейджи - треба зустрічати, це значні тимчасові витрати,
• обов'язково хтось щось забув зробити і треба оперативно «розрулювати».

Нижче на перший погляд очевидні прості поради. постарайтеся:

1. Виспатися, підготувати речі ввечері напередодні виставки.
2. зібратися по чек-листу .
3. Приїхати вчасно. Для цього потрібно:
   • розрахувати час на дорогу заздалегідь,
   • врахувати чергу біля входу і роботу охоронців,
   • прийти не пізніше 9:30, т. к. біля входу починають товпитися відвідувачі.

НАЙГОЛОВНІШЕ в перший день

Пройти на виставку без затримок (особливо це стосується великих виставок). Ваша допомога колегам буде дуже потрібна.

Якщо у кого-то з колег немає бейджів експонентів - зробити бейджи відвідувачів. Пам'ятайте: тимчасову проходку треба обміняти на реальний бейдж, закладіть на цей час. Рекомендуємо навіть якщо ви експонент, зареєструватися ще й як відвідувач на всякий випадок: так ви точно як мінімум потрапите на виставку і вашим колегам не доведеться вас зустрічати.

Так як стаття робиться напередодні виставки Продекспо-2018 - розповімо кілька моментів про те, як уникнути затримки на вхід.

Входити можна з 3 сторін - входи південний, південно-східний чи західний.

Самий перевантажений - західний вхід (з боку метро), в період з 9:45 увійти за бейджами експонентам вже важко, так як стоять відвідувачі, яких почнуть пускати тільки о 10:00. Іноді буквально не виходить протиснутися через очікує натовп.

Охорона працює дуже уважно. Рекомендуємо все дзвінкі речі - ключі, телефони, брелоки і прикраси з металу прибрати з кишень одягу в сумку для швидкості проходження через рамку металошукача. Приготуйтеся також до того, що сумку вам доведеться відкрити і показати співробітникам охорони - такі у нас часи.

Основна рекомендація - приходьте не пізніш 9:30, якщо у вас є бейдж експонента.

Масова хвиля спаде не раніше, ніж до 10.30, тому, якщо у вас немає бейджа - готуйтеся приходити до цього часу

Для прикладу, як було в минулому році:

Ранкова планерка

Рекомендуємо робити невелику планерку, щоб нагадати мети \ завдання роботи і проговорити важливі моменти, особливо - якщо відбувається частково зміна складу працюючих на стенді співробітників. Нижче ми прописали основні моменти, які варто не забути.

Чек-лист готовності стенда до роботи:

• По одному співробітнику стоять з кожної відкритої боку стенду.
• На кожному запланованому робочому місці є рекламні матеріали.
• Комп'ютери налаштовані, полки протерті і заповнені товаром, ролики крутяться і т. Д.
• Кожен співробітник знає свою роль (нижче про них докладніше), проведено інструктаж.
• Хоча б один співробітник знає де ключі від підсобного приміщення і де вимикається світло на всьому стенді.
• Кожен співробітник знає номер вашого стенду і як до нього пройти від будь-якого з входів на виставку.
• Підготовлено класифікатор контактів, всі знають, як його заповнювати (нижче про нього докладніше).
• Визначено графік відсутності, в який момент і хто залишає стенд: на обід, захід, заплановану зустріч, обхід виставки, хто залишається на годину після закриття виставки і закриває стенд.
• Робочий персонал почистив стенд з пилососом (перевірити).

5 Лайфхак, щоб працювати на виставці було в радість

1. Зручне взуття! Скільки б не хотілося бути на дуже високому каблуці (для дівчат) або в нових НЕ розношені черевиках (чоловіки) - думайте про те, що попереду цілий день роботи на ногах.
2. Намагайтеся зробити максимум зустрічей з партнерами в перший день, так як в цей час все ще не дуже втомлені, і розклад у всіх не забите.
3. Не відкладайте обхід вашого павільйону на другу половину дня - озирніться, щоб при необхідності швидко зорієнтуватися, якщо вас не можуть знайти і намітити ті зустрічі, які хочете провести.
4. Знайдіть місця, де будуть проходити ділові заходи та нагородження, відзначте на карті.
5. При виході зі стенду кожен раз беріть з собою трохи рекламних матеріалів - робота на виставці йде не тільки в рамках стенду.

Завершення робочого дня на виставці

Скачайте і повісьте на стіну в підсобці, що треба перевірити і зробити:

• У того, хто прийде на стенд першим є ключі. У того, хто закриває стенд є ключі. Або це один і той же чоловік.
• Проконтролювати відключення всієї техніки (апаратури).
• Зібрати цінні матеріали, упакувати їх в тому ж порядку, як їх вранці будете розкладати.
• Закрити вітрини, прибрати те, що легкодоступне до розкрадання.
• Виставити сміття для прибирання.
• Вимкнути електрику, якщо на стенді холодильний скриня - проконтролювати, що після виключення всієї електрики він працює.
• Підготувати раздатку, упакувати рекламні матеріали в пакети, помити чашки і т. Д.
• Запросити технічний персонал з пилососом.

Ролі експонента на виставці

Важливо знати, яка у вас роль на виставці і роль на стенді. Часто доводиться працювати в умовах невизначеності і мультизадачности. Залежно від ситуації ви можете грати різні ролі. Але заздалегідь сплановані цілі, схеми поведінки і список завдань послужать вам компасом і не дадуть збитися зі шляху.

У попередній статті ми розібрали ті взаємодії, які можуть бути у вас як у експонента з різними типами контактів. Тут ми розберемо детально ролі на виставці і зокрема ролі на стенді.

Почнемо з загального: які ролі взагалі бувають на виставці, заодно згадаємо з ким будете вибудовувати взаємодію.

Схема багатошарової продуктивної роботи на виставці

• Ви - експонент, ваш візаві - відвідувач виставки. Крім загальної ролі експонента у вас ще буде своя роль на стенді, докладніше розглянемо нижче.
• Ви в якості відвідувача, ваш візаві експонент. У першій статті з даного циклу ми вже торкалися цієї ситуації: в якості відвідувача ви взаємодієте з конкурентами, партнерами і організаторами виставки.
• Ви і ваш візаві обидва в ролі учасників виставки: зустрічаєтеся і спілкуєтеся між стендами в проході, при цьому ви можете бути як гостями, так і експонентами, ваше спілкування має спонтанну природу. Тут головний навик - вміння з півслова зачепити потенційного співрозмовника, миттєво виявити його потреба і коротко викласти унікальність вашої пропозиції. Потім буклет, візитка і побажання гарного дня. Кількість повторів протягом дня не обмежена.
• Ви і ваш візаві в неформальній обстановці: це може офіційна або неофіційна вечірка, спілкування в буфеті, холі, кулуарне спілкування під час ділових програм відкритих і закритих. У такій ролі необхідно бути тактовним, ненав'язливим. Змінити завдання продати на завдання запам'ятатися, справити враження приємну людину, допомогти, коли потрібно, а, найголовніше, бути щирим. Проводити заплутавшего колегу, а потім вручити йому ваш буклет і пропозиція - не найкраща ідея, це тільки відштовхне. Умійте цінувати особистий простір і бажання ваших колег відпочити від робочого настрою.

Ролі та завдання експонентів на стенді

Можливо у читача виникли питання - навіщо взагалі виділяти ролі на стенді? Чому не можна їздити на виставку в самоті?

Давайте разом уявимо таку ситуацію: на стенд забрідають блукаючі відвідувачі. У непікові годинник експонент радий кожному гостю. Але ось з одного боку до вас підійшов потенційний партнер, з іншого - представник мережі, а з третьої вас атакує B2C потік в спробі купити 1 морозиво або, наприклад, 100 г ковбаси.

Особливо така ситуація є типовою для виставок зі змішаною аудиторією.

Що ж робити? Ось тут нам і допоможе прийом «відбійник» і «громовідвід для роззяв».

Прості поради, які допоможуть застосовувати ці прийоми краще:

• зробіть явне зонування, щоб було легше управляти потоком,
• не стійте на стенді в пік трафіку на самоті! Потрібна людина на підхваті!
• підготуйте раздатку, активність а-ля «збір контактів» в лототрон з розіграшем, поманила «цукеркою» тих, хто може відвернути вас від важливої ​​розмови і призначте їм час в непікові годинник, коли вони зможуть взяти участь у розіграші.

І завжди залишайтеся ввічливими! Випадковий «роззява» може бути потенційним клієнтом, не судіть «по одягу».

Тепер поговоримо про схемах роботи на стенді.

На виставці може бути поєднання ролей, тому що не завжди є можливість приїхати в повному складі. Зараз ми розглядаємо варіант роботи без залучення сторонніх співробітників, таких як промоутери. Виділяємо 3 основні ролі:

1. «Зазивала»
2. Ресепшен-менеджери
3. експерт

«Зазивала»

Найчастіше стихійно добре «чіпляє» потенційних партнерів навіть без явних магнітів.

*** Магніт (стоппер) - спеціально сформована активність на стенді, яка виділяє стенд серед маси інших.

Його функція - перший рубіж контактів з аудиторією.

Його мета - управляти первинним потоком відвідувачів.

Звичайно, найкраще розділяти роль «зазивали» і «керуючого потоком», але в основному людські ресурси обмежені, тому ці завдання доводиться поєднувати. Ми поговоримо про практику, найбільш наближеною до реальності, коли ролі суміщені.

Отже, на роль зазивали підходить зовсім не промоутер, мета якого вручити якомога більше промо-матеріалів або створити максимальну движуху на стенді.

Найкраще підходить на роль «зазивали» людина досвідчена, добре розбирається в людях, вміє швидко приймати рішення, з добре поставленою мовою, творчим підходом і тактовністю.

Це дуже енергоємна роль, флегматики і інтроверти, наприклад, для неї явно не підходять. Потрібна постійна концентрація уваги. Відволікатися, надовго залишати зону стенду, працювати в ноутбуці «зазивали» колись.

З нами погодяться часті відвідувачі заходів, що таких ми зазвичай намагаємося знайти на стенді. Він знає відповіді на перші запитання, далі його завдання - передати контакт, оцінивши портрет відвідувача стенду.

Завдання по формуванню правильного потоку відвідувачів стенду

• Встановити контакт з відвідувачем, оцінити відвідувача, «затягнути» потрібного відвідувача на стенд
• Цікаві контакти переводити на ресепшн менеджера або експерта, в залежності від ситуації.
• Нецільові контакти обробляти за методом «відбійника» або переводити на вільного ресепшн менеджера (в разі, якщо потік великий і його потрібно швидко «розкидати» первинну обробку можуть здійснювати всі учасники стенду).



Ми неспроста звертаємо увагу, що одним з аспектів «зазивали» повинна бути тактовність. Дуже важливо правильно використовувати прийом «відбійника».

*** Отбойник - прийом, що дозволяє акуратно і оперативно закінчити спілкування з нецільовим клієнтом. Наприклад, переключити на дегустацію міні-зразків з чітко поставленим відповіддю, що більше, ніж 1 зразок в руки вам роздавати заборонено. Дуже добре дозволяють впоратися з потоком відвідувачів заздалегідь підготовлений «громовідвід для роззяв»: дешеві промо-матеріали, які можна віддати і побажати гарного дня з милою посмішкою, розіграш призів ( «Зараз ми всі зайняті, приходьте краще о 16.00, у нас буде розіграш призів , тримайте листівку, щоб легко знайти наш стенд! »).

Ознаки зацікавленості вашим стендом:

• Погляд чіпляється за стенд.
• Секундна припинення.
• Відвідувач формулює своє питання.
• Цілеспрямовано йде до вас.

Іноді не вистачає буквально однієї дрібниці, щоб зачепити потенційного відвідувача. Наприклад, відсутність роздаткового матеріалу. Можливо відвідувачеві зараз ніколи, але йому можна дати щось в руки, щоб він вивчив і звернувся до вас, коли з'явиться можливість.

Однак, щоб не розтратити все промо за перший день, рекомендуємо довіритися чуттю і просто бути уважними. Щоб отримати продукцію безкоштовно, деякі відвідувачі йдуть на хитрощі: подаються не тими, ким насправді є, дають не свої візитки та ін. В розпізнаванні таких хитрунів допоможе тільки досвід.

Якщо відвідувач несе в оберемку промо з усіх стендів, підходить щось брати не читаючи Вашу вивіску, не хоче витрачати час на те, щоб вислухати хто Ви і яку компанію уявляєте - у вас є привід запідозрити нецільового відвідувача. На таких можна витратити хіба що корпоративну візитку і сказати ввічливо «Каталоги та промо-продукція у нас в обмеженій кількості. Давайте призначимо зустріч, Ви розкажете побільше про своє магазині, покажете фото полиць, щоб мені краще зрозуміти формат, я Вас пригощу чаєм і ми поспілкуємося про партнерство. »Якщо потрапили на роззяву, то він відразу постарається вийти з контакту.

Промо-матеріал кінцевий, його потрібно правильно розрахувати. Щоб уникнути ситуації, що ви пишете номер на серветці і на пальцях розповідаєте про продукцію: візитки, буклети хоча б в 5-10 примірниках сховайте в «недоторканний запас».

Ресепшн-менеджери

В їх завдання входить:

• видати базову інформацію без специфіки,
• відповісти на основні питання,
• контролювати порядок на стійці, обробка контактів, які прийшли на попередньо призначену зустріч,
• видача подарунків, сувенірів.

Це універсальні солдати, які можуть надати гідну консультацію, коли експерт зайнятий, допомогти «зазивали» фільтрувати потік відвідувачів. Допомогти з подачею кави партнерам, які вже почали спілкування з експертами.

Зазвичай ресепшн-менеджери самі або за допомогою промоутерів влаштовують розіграші, дегустації, розпоряджаються промо-матеріалами.

експерти

До них допускаються ті, хто пройшов первинний відсів. Найчастіше на виставці їх буквально очікують.

Це людина, яка умовно «найрозумніший на стенді». Його основне завдання конвертувати корисні контакти в майбутні продажу. Для цього він дає експертні консультації, спілкується з тими, хто пройшов «фільтр». Але це не означає, що експерт повинен знаходиться в глибині стенду і спілкуватися 1 раз в день або того рідше і до нього не повинні нікого підпускати. На це експерт і самий розумно, щоб відчувати ситуацію, стежити за процесом фільтрації контактів з відвідувачами, управляти процесом. Добре, коли є той хто продає; той, хто проконсультує; той, хто спілкується зі ЗМІ та той, хто управляє всіма процесами і людьми. Але найчастіше ці ролі суміщені в одну - «експерт». Саме ця людина - особа стенду для інтерв'ю та відео, що знімаються в рамках виставки.



Як встановити контакт на виставці

Ролі обрані, усвідомлені, люди проінструктовані. Що робити далі? Удосконалювати загальні комунікативні навички.

Враховуйте людські особливості (можливо комусь важко встановити контакт, соромиться або знаходиться в стресі), а також особливості виставки як активності в цілому: якщо все намагаються один одному щось продати, то виробляється або «сліпота на пропозиції», або стійке роздратування . Нехай бесіда починається невимушено, і Ви залишите про себе враження приємну людину, і експерта в тій області, яку представляєте. А вже потім діалог продовжиться з місця «чим я можу бути вам корисний».

Іноді потрібно просто буквально перехопити погляд відвідувача і тоді відбудеться контакт.

Як приклад - побачив погляд і тут же «Здрастуйте, ви бачили останню новину про нашу компанію?» - Так чи Ні - вже не важливо. Будь-яка відповідь на вашу користь, головне що ви його до себе підтягли і далі результат бесіди в ваших руках. Але якщо на ваше запитання мовчання, значить або не ваша ЦА, або не той підхід. Можливо потрібно направити бесіду в сторону «ви говорите, я слухаю і задаю питання».

Будьте доброзичливі, впевнені і не показуйте потреби.

• Нудьгуючій вид, недоброзічлівість - видно. Невмінням контролюваті емоції можна образіті.
• Если вині впевнені в цінах, продуктах, компании и своєї позиции: це помітно даже недосвідченим учасникам переговорів. Представляті свою Компанію на віставці нужно з ПОВНЕ упевненістю, підготуйте НЕ только сухі тези и цифр. Попрацюйте над мімікою, жестами, набором фраз, Які можна використовуват в якості роботи над заперечення и т. Д
• Яскрава віражах позиція потребує відштовхує або дает привід для маніпуляцій. Віпішіть Преимущества компании и продукту заздалегідь, вівчіть їх. Використовуйте формулювання, в яких буде очевидна вигода для клієнта. Проведіть порівняльний аналіз з конкурентами. Підготуйте кілька стратегій в залежності від можливих результатів діалогу з клієнтами. Володіння інформацією і високий рівень підготовки дозволить вам раціонально і без позиції прохача спілкуватися з потенційними партнерами.

Важліво! Якщо співробітник відвернений телефоном або співробітник працює на стенді (буквально сидить за ноутбуком) - це привід провести бесіду: або він не знає чим себе зайняти, або не розуміє своєї ролі, або не зацікавлений в процесі. У будь-якому випадку так бути не повинно, інакше є ризик виїхати з виставки ні з чим.

Робота на стенді - це командна робота, навіть якщо працює 1 людина, так як від того, наскільки доклали зусиль до створення стенду колеги - залежить успіх роботи на виставці.

Виставка на виставці не закінчується. Про те, як найбільш ефективно обробити контакти після заходу, ми розповімо в наступному матеріалі.

Автор: Наталя Марова, керівник проекту Retail.ru

Ілюстрації: Аліса Єрофєєва, керівник напрямку стратегічного маркетингу, інтернет-агентство «INTERVOLGA»