1. Форма журналу реєстрації вихідної документації

При веденні діловодства необхідно знати діючі правила реєстрації вихідної кореспонденції. Ці знання стануть у пригоді при внесенні основних відомостей в реєстраційний журнал вихідних документів, реєстраційних карток тощо Також ви можете ознайомитися з великою кількістю потрібної інформації в раніше опублікованих матеріалах по: реєстрації вхідних документів , Узгодження та реєстрації наказів (наведено зразок журналу реєстрації наказів ).

Документи, які були підписані керівником, прийнято реєструвати в службі діловодства, на невеликих підприємствах цим займається секретар. При цьому документи, створені в підрозділах (бухгалтерія, відділ кадрів, канцелярія і т.д.), можуть бути винятком із правил, і бути зареєстровані за місцем їх створення.

Важливо пам'ятати: документ реєструється тільки після повного його завершення, яке фіксується підписом уповноваженої особи. Це правило - важлива частина процесу документообігу, оскільки при створенні документа можуть відбуватися правки, доповнення або зовсім зникнути необхідність в даному документі, при цьому може виникнути дисбаланс - запис в журналі є, а сам документ відсутній. Хоча, виходячи з практики, існують ситуації, при яких необхідно зарезервувати номер в журналі реєстрації для документа, який ще тільки формується, і вже після його підписання вносяться всі необхідні дані.

Реєстрація документів проводиться окремими масивами, при цьому початок відліку порядкового номера починається з нового року для кожної групи окремо. Найпопулярнішим прикладом поділу є:

• Вихідні листи ділового характеру (у разі великої кількості вхідної документації можливо поділ єдиного масиву на кілька груп: листування з філіями, групи по окремим територіям тощо)
• накази по основній діяльності ;
• розпорядження з основної діяльності ;
• накази по особовому складу (Також можливий поділ по терміну зберігання документів - про прийом, преміювання, (75 років), стягнення (5 років) і т.д.);
• доповідні і службові записки (При цьому слід пам'ятати, що листування внутрішня не реєструється спільно з зовнішньої ділової листуванням);
• інші види груп - створені за категоріями, в залежності від існуючих на підприємстві документів (наприклад, існує практика окремої реєстрації накладних, актів, кошторисів і т.д.).

на бланку листа , Бланку заяви чи іншому документі, на якому вказані реквізити, порядковий номер і дата реєстрації проставляються поруч з реквізитами (дивіться зразки бланків).

Кожен наступний порядковий номер прийнято привласнювати в рамках певного масиву, при цьому додатковою зручністю може служити присвоєння індексу за номенклатурою справ (наприклад, 05-38 / 834, де 05 - номер підрозділу, 38 - номер справи за номенклатурою підрозділу, 834 - порядковий номер, присвоєний цьому доку). Так само існує практика доповнення реєстраційного номера буквами, що вказують на виконавця (наприклад, 23-11 / 3214НА, де НА - Микола Артемов), кореспондента і т.д.

Ще одне правило - реєстрація документа відбувається один раз: або в день його підписання, або затвердження.

У разі відправлення одного листа відразу декільком одержувачам порядковий номер вихідної кореспонденції буде один і той же, а все адресати вказуються в листі стовпчиком, при цьому слово «копія» не пишеться (дивіться зразки написання адресатів ).

Якщо лист необхідно направити більше ніж 4 одержувачам, то в такому випадку їх необхідно вказати узагальнено (наприклад, «виконавчий комітет»), а нижче в дужках зробити посилання на список (наприклад, «за списком адресатів»). Такий список складається окремо в необхідній кількості примірників (кількість одержувачів, плюс один - для екземпляра, що залишається на підприємстві) за формою, затвердженою в інструкції з діловодства, або у вільній формі.

Форма журналу реєстрації вихідної документації

Журнал реєстрації вихідної документації дозволено вести так само як на цифрових носіях, так і на паперових. І все ж найбільш зручним варіантом є електронна версія. При веденні журналу реєстрації вихідних документів в текстових редакторах (Word, Excel), можна полегшити собі роботу, економлячи час на заповнення інформації і подальшому пошуку необхідних даних. Робити роздруківку електронного журналу не обов'язково, винятком можуть бути тільки журнали реєстрації з тривалим терміном зберігання. Наприклад, накази по трудовій діяльності особового складу (зберігаються 75 років), розпорядження з основної діяльності (термін зберігання - постійно).

Також не існує обов'язкової затвердженої форми ведення журналу, тому наведений нижче приклад може служити як зразок реєстрації.

Зразок заповнення журналу

номер

Дата

Кому направлений (адресат)

Короткий зміст

виконавець

Куди поміщений документ (№ справи)

відмітка про

виконанні

289

05.10.2011

Виконавча служба

Про стягнення збитків

Андрієнко В.А.

08-25

Відправлено рекомендованим листом

Наведена форма служить лише зразком і може бути відредаговано виходячи з індивідуальних потреб організації.

У разі якщо на підприємстві використовується система електронного документообігу (СЕД) , Тоді реєстрація всіх документів буде проходити в електронному вигляді із застосуванням СЕД.

З використанням зразка журналу реєстрації вихідних документів розробляються інші форми реєстрації необхідних груп документів. А головні положення про порядок реєстрації документів закріплюються в інструкції з діловодства.

Консультація юриста