Поля використовуються для розміщення в документі Word змінних даних. Поля дозволяють організувати автоматичне оновлення даних в документі, виконувати обчислення, встановлювати зв'язки з іншими документами і об'єктами, створювати перехресні посилання і багато іншого. Найбільш часто в документах зустрічаються поля PAGE, який вставляється при додаванні номера сторінки, і DATE, яке вставляється при виборі команди Дата і час (меню Вставка).

Кожне поле може відображатися на екрані в двох видах:

• код поля - {DATE},
• значення поля 19/10/01.

Коди полів відображаються всередині фігурних дужок ({}). Для перемикання від одного способу відображення до іншого можна скористатися командою контекстного меню Коди / значення полів (або клавішами Shift + F9).

Зауваження: При установці курсора на текст (значення або код) поля, він закрашивается сірим кольором. Це дозволяє визначити, що даний фрагмент тексту є полем і оцінити його межі. При друку документа сірий фон поля не відображається.

Word надає кілька способів впровадження полів в текст документа:

• Всі поля Word можна вставити за допомогою команд меню Вставка - Поле.
• Можна вставити поля за допомогою деяких команд меню Вставка (Дата і час, Номери сторінок, Сноска, Назва, і т.д.) або кнопок спеціалізованих панелей інструментів (панель Форми);
• Можна натиснути клавіші CTRL + F9, щоб вставити порожні фігурні дужки (обмежують поле фігурні дужки можна вводити з клавіатури), і ввести відповідні інструкції між ними.

Значення полів можуть бути оновлені автоматично або вручну в будь-який зручний користувачеві час.

• Щоб оновити окреме поле, виділіть поле або його значення, а потім натисніть клавішу F9.
• Щоб оновити всі поля в документі, виберіть команду Виділити все в меню Правка, а потім натисніть клавішу F9.
• Для автоматичного оновлення всіх полів документа перед виведенням його на друк виконайте команди меню Сервіс - Параметри - на вкладиші Друк встановіть прапорець Оновлювати поля.

Для нумерації сторінок друкованого документа, необхідно вставити в нього поле нумерації сторінок - PAGE. Це можна зробити двома способами:

• командами меню Вставка - Номери сторінок;
• кнопкою Номер сторінки на панелі інструментів Колонтитули.

Розглянемо другий спосіб:

1. Виконайте команди меню Вставка - Номери сторінок - відкриється вікно діалогу "Номери сторінок":
2. У полі Положение вкажіть, де повинен знаходитися лічильник сторінок: внизу або вгорі сторінки.
3. У списку Вирівнювання уточніть положення лічильника: справа, зліва, від центру, всередині (для дзеркальних сторінок), зовні (для дзеркальних сторінок).
4. Якщо ви хочете прибрати нумерацію з першої сторінки документа, зніміть прапорець Номер на першій сторінці. Перша сторінка залишається без номера, хоча вона враховується при нумерації інших сторінок.
5. Для зміни стилю нумерації, або нумерації з іншого номера, потрібно скористатися кнопкою Формат. Дана кнопка відкриває вікно діалогу "Формат номера сторінки".

1. Встановіть курсор в потрібну позицію тексту документа (розташування дати).
2. Виконайте команди меню Вставка - Дата і час - відкриється вікно діалогу "Дата і час".
3. У списку Формати - виберіть формат дати, часу або їх комбінацію.
4. Для вставки дати у вигляді поля (це інформація буде оновлюватися) встановіть прапорець Обнавлять автоматично.

Дату можна вставити в області колонтитулів з допомогою кнопки Дата на панелі інструментів Колонтитули.

Додавання назв до таблиць, малюнків, формул і інших елементів

Word допускає ручне і автоматичне додавання назви до таблиці, малюнка, формулою і будь-якого іншого елементу документа при його вставці.

Додавання назв до існуючих об'єктів:

1. Виділіть елемент, до якого слід додати назву;
2. Виконайте команди меню Вставка -Назва, відкриється діалогове вікно "Назва";
3. У списку Постійна частина вкажіть постійну частину в назві об'єкта (малюнок, таблиця, діаграма і т.д.), якщо значення відсутній в списку - його можна додати кнопкою Створити;
4. В поле Назва, після постійної частини і номера об'єкта введіть назву об'єкта;
5. За допомогою списку Положення визначте положення підпису щодо об'єкта (під виділеним об'єктом, над виділеним об'єктом);
6. Тип нумерації можна змінити за допомогою кнопки Нумерація;
7. Кнопка Автоназваніе дозволяє задати типи об'єктів, назва до яких додається автоматично при вставці чергового об'єкта.
8. Натисніть кнопку ОК.

тексту назви об'єкта застосовується стандартний стиль Назва об'єкта.

Вставка посилань на об'єкти

У звітах, доповідях, електронні документи часто доводиться посилатися на розділи, ілюстрації, таблиці, малюнки. Це може бути:

• текстове посилання на назву теми, заголовок таблиці, підпис до підпис (Див. розділ "...");
• посилання на номер сторінки, де починається тема, таблиця, знаходиться малюнок (Див. сторінку ...);
• номер об'єкта (Див. таблицю ...).

Можна посилання створювати вручну, а можна використовувати поля посилань. Для додавання посилання:

1. Виконайте команди меню Вставка - Перехресне посилання - відкриється вікно "Перехресні посилання"
2. У списку Тип посилання вкажіть об'єкт, на який ви робите посилання (малюнок, таблиця, заголовок).
3. Виберіть потрібне значення зі списку Вставити посилання на ... Зміст списку визначається обраним типом посилання (крок 2). Наприклад, Тип посилання - заголовок, Вставити посилання на - текст заголовка, номер сторінки (на якій він знаходиться), номер заголовка.
4. Виберіть конкретний об'єкт посилання зі списку Для якого ... Даний список містить елементи документа обраного типу, на які можна послатися за допомогою поля посилання ..
5. Встановіть параметр Вставити як гіперпосилання, якщо необхідно організувати гіперпосилання до перехресної посиланням.
6. Натисніть кнопку Вставити.

Назва об'єктів (заголовки, назви таблиць, малюнків і т.д.), на які може посилатися Word, повинні бути відформатовані стандартними стилями. Наприклад, заголовки - стилями Заголовок1-9, назва таблиць, малюнків стилем Назва об'єкта.

Вставка посилань на об'єкти

У звітах, доповідях, електронні документи часто доводиться посилатися на розділи, ілюстрації, таблиці, малюнки. Це може бути:

• текстове посилання на назву теми, заголовок таблиці, підпис до підпис (Див. розділ "...");
• посилання на номер сторінки, де починається тема, таблиця, знаходиться малюнок (Див. сторінку ...);
• номер об'єкта (Див. таблицю ...).

Можна посилання створювати вручну, а можна використовувати поля посилань. Для додавання посилання:

1. Виконайте команди меню Вставка - Перехресне посилання - відкриється вікно "Перехресні посилання"
2. У списку Тип посилання вкажіть об'єкт, на який ви робите посилання (малюнок, таблиця, заголовок).
3. Виберіть потрібне значення зі списку Вставити посилання на ... Зміст списку визначається обраним типом посилання (крок 2). Наприклад, Тип посилання - заголовок, Вставити посилання на - текст заголовка, номер сторінки (на якій він знаходиться), номер заголовка.
4. Виберіть конкретний об'єкт посилання зі списку Для якого ... Даний список містить елементи документа обраного типу, на які можна послатися за допомогою поля посилання ..
5. Встановіть параметр Вставити як гіперпосилання, якщо необхідно організувати гіперпосилання до перехресної посиланням.
6. Натисніть кнопку Вставити.

Назва об'єктів (заголовки, назви таблиць, малюнків і т.д.), на які може посилатися Word, повинні бути відформатовані стандартними стилями. Наприклад, заголовки - стилями Заголовок1-9, назва таблиць, малюнків стилем Назва об'єкта.

виноски

Виноски використовуються в документі для пояснень, коментарів і посилань на інші документи. При цьому для докладних коментарів краще використовувати звичайні, а для посилань на джерела - кінцеві зноски.

Будь-яка виноска складається з двох пов'язаних частин: знака виноски і тексту виноски. Обмеження на довжину і оформлення тексту виносок відсутні. У Microsoft Word здійснюється автоматична нумерація виносок: наскрізна по всьому документу або окремо для кожного розділу. Після введення першої виноски розділі наступні оформляються і нумеруються автоматично.

вставка виноски

1. Вкажіть місце для вставки знака виноски.
2. У меню Вставка виберіть команди Посилання - Посилання.
3. У розділі Положення виберіть тип вставляється виноски: виноски або кінцеві зноски.
4. Вкажіть місце розташування виноски. За замовчуванням звичайні виноски поміщаються внизу сторінки, а кінцеві - в кінці документа. Розташування виносок можна змінити, вибравши потрібний варіант у списку виноски або кінцеві зноски.
5. Виберіть потрібний формат виноски в розділі Формат

• У полі переліку Формат номера виберіть формат, який слід застосовувати в даному розділі.
• Для створення призначеного для користувача формату номера в поле іншу, вводьте свій знак виноски або натисніть кнопку Символ для використання вбудованого символу.
• У списку Нумерація Вкажіть, чи потрібно починати нумерацію заново в кожному розділі або на кожній сторінці, або послідовно нумерувати виноски по всьому документу.
• В поле Застосувати виберіть, в якій частині документа слід вставляти виноски з номерами нового формату.

Для вставки виносок можна також користуватися поєднаннями клавіш, не звертаючись до команди меню Сноска. Задайте необхідні параметри так, як це описано вище, а потім вставляйте виноски за допомогою сполучень клавіш. Якщо формат номера потрібно змінити, перед повторним використанням командою Сноска.

• Для вставки звичайної виноски натисніть клавіші CTRL + ALT + F.
• Для вставки кінцевої виноски натисніть клавіші CTRL + ALT + D.

Примітка: Щоб побачити текст виноски при перегляді документа на екрані, затримайте вказівник над знаком виноски в документі.

Переміщення, копіювання і видалення виносок

Для переміщення, копіювання або видалення виноски слід виконати дані операції над знаком виноски в вікні документа, а не над текстом виноски в області виносок. Якщо знаки виносок нумеруються автоматично, то в результаті переміщення або копіювання знака виноски залишилися виноски будуть автоматично перенумеровані.

1. У документі виділіть знак виноски, яку слід перемістити, скопіювати або видалити.
2. Перемістіть, скопіюйте або видаліть знак виноски:

• Щоб перемістити знак виноски, перетягніть його на нове місце.
• Щоб скопіювати знак виноски, натисніть клавішу CTRL і, утримуючи її, перетягніть його на нове місце.
• Для видалення натисніть клавішу Del.

Зміст являє собою список заголовків документа. Воно використовується для перегляду тем, що обговорюються в документі.
Можна створити зміст за допомогою вбудованих в Microsoft Word стилів заголовків або застосувати призначені для користувача стилі заголовків.

створення змісту

Найбільш простим способом створення змісту є використання вбудованих стилів заголовків. При наборі тексту документа для форматування заголовків використовуйте стандартні стилі: Заголовок1, заголовок 2 і т.д.
Для збору змісту виконайте наступні дії.

1. Встановіть курсор в місце вставки змісту.
2. У меню Вставка виконайте команди меню Посилання - Зміст і покажчики.
3. Відкрийте вкладку Зміст.
4. Щоб скористатися одним з готових рішень, виберіть потрібний варіант у списку Формати.
5. Встановіть інші параметри змісту (показати номери сторінок, заповнювач і т.д.). Зовнішній вигляд майбутнього змісту можна побачити у віконці Зразок друкованого документа

При складанні змісту можна використовувати і призначені для користувача стилі, якими в документі оформлені заголовки. Для цього:

1. Натисніть кнопку Параметри у вікні «Зміст і покажчики».
2. У стовпці Доступні стилі знайдіть стиль, яким в документі оформлені заголовки, що підлягають включенню в зміст.
3. В поле стовпця Рівень, розташованому праворуч від імені цього стилю, введіть номер рівня (від 1 до 9), який буде відповідати цьому стилю заголовка.
4. Повторіть ці дії для кожного стилю, яким в документі оформлені заголовки, що підлягають включенню в зміст.
5. Натисніть кнопку OK.

Зміна оформлення змісту

1. У меню Вставка послідовно виберіть команди меню Посилання та Зміст і покажчики, а потім відкрийте вкладку Зміст.
2. 2. У списку Формати виберіть параметр З шаблону і натисніть кнопку Змінити.
3. 3. У групі Стилі виберіть стиль, який потрібно змінити, і натисніть кнопку Змінити.
4. 4. У групі Формат виберіть потрібні параметри.

оновлення змісту

Оновлення можна виконати двома способами:

1. Виділіть зміст (вручну або за допомогою кнопки Зміст на панелі інструментів Структура) і натисніть клавішу F9.
2. Натисніть кнопку Оновити зміст на панелі інструментів Структура.

При оновленні змісту весь текст і форматування, додані вручну, втрачаються.

видалення змісту

1. Виділіть зміст вручну або за допомогою кнопки Зміст на панелі інструментів Структура.
2. Натисніть DEL.

Використання полів злиття

Іноді в текстовому редакторі Word потрібно надрукувати кілька документів (листів, конвертів, каталогів), незначно відрізняються один від одного. Для вирішення цього завдання можна скористатися простим копіюванням і редагуванням, а можна - шляхом злиття документів.

Принцип злиття полягає в наступному:

1. Готується два документа:

• основний документ містить загальну для всіх документів частина (наприклад, текст листа) і поля злиття, за допомогою яких в документ будуть вставлятися дані з джерела даних; це завжди документ Word;
• джерело даних - список відмінностей, представлених у вигляді таблиці (наприклад, таблиця, яка містить прізвище, ім'я, адреса одержувача); це може бути таблиця Word, Excel, файл бази даних.

1. При злитті для кожного запису (або запису, що задовольняє заданій умові) в таблиці - джерелі даних, створюється новий документ, текст якого збігається з основним документом, а замість полів злиття вказуються дані з джерела.

Для злиття документів використовуються поля злиття: MergeField

Дане поле вставляє в основний документ посилання на поле даних в джерелі даних. В основному документі злиття ім'я поля даних відображається всередині подвійних кутових дужок (наприклад "Ім'я"). При злитті основного документа з обраним джерелом даних вміст зазначеного поля даних буде вставлено замість цього поля.

Код поля - {MERGEFIELD ІмяПоля}

Перед вставкою полів злиття необхідно вибрати джерело даних для основного документа. Щоб вставити поле:

1. встановіть курсор в тексті основного документа в позицію, де має розташовуватися дане значення;
2. натисніть кнопку Додати поле злиття на панелі інструментів Злиття (дана панель з'явитися на екрані після вибору основного документа і джерела даних) і виберіть назву поля зі списку.

Дане поле пропонує користувачеві за допомогою вікна діалогу ввести текст. Відповідь друкується там, де розташоване поле. Запрошення ввести текст виводиться при обробці кожного запису даних з джерела даних. Вставити поле можна за допомогою панелі інструментів Злиття:

1. встановіть курсор в позицію, де повинен знаходитися текст відповіді;
2. натисніть кнопку Додати поле Word;
3. 3. зі списку виберіть поле Fillin;
4. 4. в поле Повідомлення введіть текст повідомлення, яке буде виводитися в діалоговому вікні (приклад, "Вкажіть дату і місце наради");
5. 5. в поле Стандартна відповідь можна ввести значення, що виводиться в якості відповіді за замовчуванням;
6. 6. встановіть прапорець Тільки один раз, щоб під час створення типових документів діалогове вікно виводилося тільки на самому початку, а не при обробки кожного запису джерела даних;
7. натисніть кнопку ОК.

Поле IF ... THEN ... ELSE дозволяє виводити в потрібній позиції тексту інформацію тільки при виконанні зазначених умов.

Код поля {= IF умова "текст виведений в разі істина" "текст виведений в випадки брехня"}

Приклад: {= IF {MERGEFIELD Пол} = "M" "Шановний" "Шановна"}

Поле можна вставити за допомогою панелі інструментів Злиття:

1. встановіть курсор в позицію, де повинен знаходитися текст відповіді;
2. натисніть кнопку Додати поле Word;
3. зі списку виберіть поле IF ... THEN ... ELSE;
4. задайте умову

• в списку Поле виберіть назву аналізованого поля джерела даних;
• в списку Оператор виберіть потрібну операцію порівняння;
• в поле Значення задайте сравниваемое значення.

1. в поле Вставити наступний текст введіть текст виведений в разі, якщо умова є істинним;
2. в поле В іншому випадку вставити наступний текст введіть текст виведений, якщо умова є хибним;
3. натисніть кнопку Ок.

(план виконання процедури злиття): Надрукувати кілька однакових листів різним адресатам, використовуючи дані з таблиці Word.

Для вирішення цього завдання необхідно виконати наступні дії:

1. Створити таблицю даних, що містить ПІБ адресата і його адреса.
Ім'я Прізвище Адреса Сергій Іванович Іванов Томськ, пр.Кірова, 25 кв.4 Тарас Петрович Бульба Томськ, ул.Новгородская, 15 кв.56 Марія Вікторівна Сидорова Томськ, ул.Енісейская, 4 кв.3
2. Набрати текст листа



<Адреса>
<Милий> <Прізвище> <Ім'я>
Я подорослішала ще на рік. Ця подія потрібно відсвяткувати з шиком. Я чекаю тебе <дата> в <час>. Обіцяю веселу компанію, багато хорошої музики і ще більше різних делікатесів.

<Ім'я>, я вірю ти порадуєш мене своєю присутністю.

Люблю тебе Вірочка

Зауваження: в кутових дужках вказані поля злиття документів.

3. Виконати злиття двох документів, використовуючи алгоритм злиття:

Версія MS Word 2000
1. Щоб створити документ злиття на основі вже наявного документа, відкрийте цей документ.
2. У меню Сервіс виберіть команду Злиття.
3. Визначте основний документ злиття: натисніть кнопку Створити, виберіть команду Документи на бланку, а потім натисніть кнопку Активне вікно (активний документ стане основним документом злиття).
4. Кнопка Отримати дані дозволяє вибрати вже готовий або створити в Word нове джерело даних:
1. Щоб скористатися готовою таблицею Word або таблицею Excel, базою даних або іншим списком, виберіть команду Відкрити джерело даних.
2. Щоб створити в Word нове джерело даних, виберіть команду Створити джерело даних, а потім визначте структуру запису даних:

• В поле Поля в рядку заголовка перегляньте наявні поля даних. В джерело даних будуть введені всі поля даних, перераховані в поле Поля в рядку заголовка, якщо вони не будуть видалені або змінені.
• Щоб видалити поле, виберіть ім'я поля в поле Поля в рядку заголовка, а потім натисніть кнопку Видалити поле. Щоб додати до списку нове поле, введіть ім'я поля в поле Поле, а потім натисніть кнопку Додати поле. Щоб змінити порядок полів в списку, виберіть потрібне поле у вікні Поля в рядку заголовка і натисніть відповідну кнопку зі стрілкою.
• Коли в поле Поля в рядку заголовка залишаться тільки потрібні поля, натисніть кнопку OK, а потім збережіть джерело даних.
• Після збереження даних натисніть в розпочатому повідомленні кнопку Редагування джерела даних.
• У діалоговому вікні Форма даних введіть дані в кожне поле. Щоб перейти від одного запису до іншого, натисніть кнопку Додати.
• Щоб повернутися до основного документа після введення даних, натисніть кнопку OK.

1. Виконайте команди Сервіс / Злиття і натисніть кнопку Об'єднати.
2. В поле Призначення виберіть пункт Новий документ
3. Щоб створити документи тільки для певних записів в таблиці, натисніть кнопку Відбір полів, а потім введіть умови відбору записів даних:

• На вкладці Відбір записів виберіть поле даних в списку Поле, а потім виберіть оператор порівняння в поле Оператор. У полі Значення введіть текст або число, з яким порівнюватимуться значення поля даних.
• Щоб задати кілька пов'язаних умов відбору, використовуйте оператори І чи АБО.
• Ок

1. Щоб створити документ злиття на основі вже наявного документа, відкрийте цей документ.
2. У меню Сервіс виберіть команди Листи і розсилки - Майстер злиття (відкриється додаткова інформаційна панель Злиття)
3. На додаткової панелі виберіть тип створюваного документа - Листи, а потім перейдіть за посиланням Далі (низ панелі Злиття).
4. Визначте основний документ злиття: в розділі Вибір документа:
1. виберіть варіант Поточний документ,
2. перейдіть за посиланням Далі.
5. Виберіть джерело даних (розділ Вибір одержувачів):
1. щоб скористатися готовою таблицею Word або таблицею Excel, базою даних або іншим списком, виберіть варіант Використання списку і вкажіть потрібний файл за допомогою посилання Огляд;
2. щоб створити в Word нове джерело даних, виберіть варіант Створення списку, за допомогою посилання Створити відкрийте вікно Новий список адрес і визначте структуру запису даних:

• в розділі Введення даних адреси перегляньте наявні поля даних.
• скористайтеся кнопкою настроках, якщо список вас не влаштовує. Кнопка Додати дозволяє додати нове поле в список, кнопка Видалити - видалити виділене поле зі списку.
• в розділі Введення даних адреси введіть значення, використовуючи кнопки Створити запис, Видалити запис.
• коли будуть введені всі записи в майбутньої бази даних, закрийте вікно введення і збережіть файл.
• щоб повернутися до основного документа після введення даних, натисніть кнопку OK (вікно Одержувачі злиття).

1. помістіть курсор туди, де слід розташувати ім'я, адреса або інші змінні дані;
2. на панелі інструментів Злиття натисніть кнопку Вставити поля злиття;
3. виберіть потрібне ім'я поля зі списку у вікні. Додавання поля злиття

1. натисніть кнопку поруч із заголовком поля, по якому потрібно зробити відбір записів (вікно Одержувачі злиття);
2. виберіть потрібне значення зі списку або для створення більш складного умови скористайтеся командою Додатково.
3. вкажіть ім'я аналізованого поля, операцію порівняння і значення; для більш складного умови використовуйте зв'язки «І» або «АБО»;
4. для відображення всіх записів виберіть варіант Всі.