1. Поділитися, додати в закладки або роздрукувати статтю
2. Орієнтація сторінки в Excel
3. Як змінити розмір сторінки в Ексель
4. Налаштовуємо поля в Excel
5. Додаємо колонтитули в Excel
6. Вставляємо розрив сторінки в Excel
7. Додаємо заголовок в Excel
8. Налаштовуємо в Excel масштаб друку
9. Приховування перед друком
10. Уявлення в Excel

Поділитися, додати в закладки або роздрукувати статтю

Коли ви створюєте документи для друку (наприклад, звіти, рахунки, накладні і т.д.) - важливо налаштувати їх так, щоб роздрукований аркуш виглядав коректно, зручно і логічно. Інакше, роздрукований документ буде незручний для читання і результати Вашої роботи залишать неприємні враження. Які можна робити настройки робочого листа - я розповім в цій статті.

Більшість налаштувань можна зробити у вікні Параметри сторінки. Його викликають, натиснувши на піктограму в кутку стрічкового блоку Розмітка сторінки - Параметри сторінки.

Орієнтація сторінки в Excel

Залежно від форми даних на аркуші, ви можете вибирати книжкову (вертикальну) або альбомну (горизонтальну) орієнтацію. Зробити це можна такими способами:

1. Виконайте стрічкову команду Розмітка сторінка - Параметри сторінки - Орієнтація. У меню, виберіть один з двох варіантів
2. Виконайте Файл - Друк (у вікні настройки друку так само можна вибрати орієнтацію)
   Налаштування орієнтації листа
3. У діалоговому вікні Параметри сторінки на вкладці Сторінка, блок Орієнтація - Виберіть потрібний перемикач
   Орієнтація у вікні «Параметри сторінки»

Кожен з перерахованих способів змінить орієнтацію активного листа, або всіх виділених листів.

Як змінити розмір сторінки в Ексель

Хоча більшість офісних принтерів друкують на аркушах А4 (21,59 см х 27,94 см), вам може знадобитися змінити розмір друкованого аркуша. Наприклад, ви готуєте презентацію на аркуші А1, або друкуєте фірмові конверти відповідних розмірів. Щоб змінити розміри листа, можна:

1. Скористатися командою Розмітка сторінка - Параметри сторінки - Розмір.
   Зміна розміру листа в Excel
2. Виконати Файл - Друк і вибрати потрібний розмір
3. У вікні Параметри сторінки вибрати зі списку Розмір паперу

Налаштовуємо поля в Excel

Поля в Ексель - це порожні області сторінки між краєм листа і кордоном осередків. Щоб налаштувати поля, є кілька способів:

1. Виконати стрічкову команду Розмітка сторінка - Параметри сторінки - Поля. Відкриється меню для вибору одного з варіантів полів. Крім того, ви можете натиснути Настроювані поля ..., щоб встановити розміри вручну
   Налаштування полів в Ексель
2. Виконайте Файл - Друк, у відповідному розділі є аналогічне меню
3. Викличте вікно Параметри сторінки і перейдіть на вкладку Поля для точної настройки. Тут ви зможете вручну вказати розміри лівого, правого, верхнього і нижнього полів, а так же, колонтитули. Тут же можна відцентрувати робочу область відносно полів, встановивши відповідні галочки (на мініатюрі в центрі листа буде вказано нове положення).

Додаємо колонтитули в Excel

Колонтитули - це інформаційні області зверху і знизу сторінки на полях. Колонтитули повторюються на кожній друкованій сторінці, в них записують допоміжну інформацію: номер сторінки, ім'я автора, назва документа та ін. Зверху і знизу сторінки є по три поля для колонтитулів (ліве, центральне і праве).

Так вставки колонтитулів - перейдіть в режим розмітки сторінки , Тому що тут явно виділені області колонтитулів. Клікніть всередині одного з колонтитулів і введіть інформативний текст. При цьому, з'являється стрічкова вкладка Робота з колонтитулами, яка містить додаткові команди.

Так, можна вставити автоматичний колонтитул, який буде вказувати номер поточної сторінки, кількість сторінок на аркуші, ім'я файлу і ін. Щоб вставити автоматичний елемент - виберіть його на стрічці: Робота з колонітуламі - Конструктор - Елементи колонтитулів. Ці елементи можна поєднувати один з одним і з довільним текстом. Для вставки - встановіть курсор в поле колонтитула і клікніть на іконку в групі Елементи колонтитулів (див. Малюнок вище).

На вкладці Конструктор можна задати додаткові параметри для колонітулов:

• Особливий колонтитул для першої сторінки - колонітули першої сторінки не повторюються на інших сторінках. Зручно, якщо перша сторінка - титульна.
• Різні колонтитули для парних і непарних сторінок - підходить для нумерації сторінок при друку буклету
• Змінювати масштаб разом з документом - установка включена за замовчуванням, колонтитули масштабируются так само, як і вся сторінка. Рекомендую тримати цей параметр увімкненим, щоб забезпечити цілісність компонування аркуша
• Вирівняти відносно полів сторінки - лівий і правий колонтитули вирівняні за відповідними межах полів. Цей параметр так само встановлений за замовчуванням, змінювати його немає особливого сенсу.

Колонтитули - зручний інструмент для додання останнього штриха своїй роботі. Наявність якісних, інформативних колонтитулів - це ознака професіоналізму виконавця. Колонтитули наближають верстку документа до видавничого увазі. Це дійсно легко і дуже ефективно.

Вставляємо розрив сторінки в Excel

Якщо вам потрібно в якомусь місці листа вставити примусовий розрив сторінки, встановіть курсор в осередок праворуч нижче місця розриву і виконайте стрічкову команду Розмітка сторінки - Параметри сторінки - Розриви - Вставити розрив сторінки. Наприклад, щоб вставити розрив після стовпчика D і рядка №10, виділіть осередок E11 і виконуйте наведену команду.

Щоб видалити розрив - є зворотна команда: Розмітка сторінки - Параметри сторінки - Розриви - Видалити розрив сторінки. Щоб видалити всі розриви, створені вручну - команда Розмітка сторінки - Параметри сторінки - Розриви - Скидання розривів сторінок.

Після вставки розриву, на аркуші з'являться роздільники сторінок. В режимі сторінкового перегляду вони приймають вид синіх рамок, перетягуючи які, можна змінювати друковані кордону сторінок.

Додаємо заголовок в Excel

Коли ви друкуєте великі таблиці, потрібно, щоб шапка таблиці повторювалася на кожній сторінці. Якщо ви використовували закріплення областей , То при друку, цей режим ніяк не позначиться на шапці, вона буде надрукована лише на першій сторінці. Тобто, закріплення областей листа - це лише візуальний ефект для зручності відображення на екрані. При друку він не працює!

Щоб осередку повторювалися на кожній друкованій сторінці, виконайте стрічкову команду Розмітка сторінки - Параметри сторінки - Друкувати заголовки. Відкриється вікно Параметри сторінки, вкладка Лист. У цьому вікні, в полях Наскрізні рядки і Наскрізні стовпці вкажіть посилання на рядки і стовпці для повторення на кожному аркуші. Врахуйте, виділені вічка не будуть фізично бути присутнім на кожній сторінці, а тільки повторяться при друку.

Налаштовуємо в Excel масштаб друку

Іноді інформацію на аркуші не виходить розмістити компактно, щоб вона містилася в потрібну кількість сторінок. Не завжди зручно підбирати ширину стовпців і висоту рядків, щоб отримати добре скомпонований лист. Куди зручніше змінити масштаб друку (не плутати з масштабом відображення). Використовуючи цю опцію, ви змінюєте масштаб ваших даних на друкованій сторінці.

Щоб збільшити або зменшити друку, використовуйте стрічкові команди Розмітка сторінки - Вписати. Можна задати масштаб вручну за допомогою лічильника Масштаб, але набагато легше і швидше використовувати списки, що розкриваються Ширина і Висота. Завдяки їм, ви можете задати скільки листів по ширині і висоті у вас буде. Наприклад, щоб вписати дані в одну сторінку по ширині, встановіть: Ширина - 1 сторінка; Висота - Авто.

Приховування перед друком

Якщо якісь дані друкувати не потрібно, їх можна просто приховати. наприклад, приховуйте рядки і стовпці , Що містять технічну інформацію, залишайте тільки значущі дані. Найчастіше, звіти не повинні містити подробиці розрахунків, а лише відображати їх результати і висновки, наштовхуючи на певні управлінські рішення.

Ще можна зробити недрукованих об'єкти. Для цього виділіть об'єкт (наприклад, діаграму або фігуру ) І натисніть правою кнопкою миші на його рамці. У контекстному меню виберіть Формат .... У діалоговому вікні в групі Властивості зніміть прапорець Виводити об'єкт на друк.

Уявлення в Excel

Якщо ви використовуєте один документ з різною компоновкою відображення, вам доводиться часто змінювати одні й ті ж параметри відображення і форматування. Наприклад, ви щодня оновлюєте вихідні дані і розрахунки, які потім приховуєте при друку. Замість нескінченних ручних налаштувань, можна створити кілька подань одного і того ж листа, після чого зміна відображення займає пару секунд і кілька кліків.

Тобто, подання в Ексель - це збережені настройки форматування і відображення, які можна в будь-який момент застосувати, замість того, щоб робити це вручну. Програма зберігає наступні настройки форматування в уявленнях:

1. режим відображення робочого листа
2. Налаштування робочих аркушів для друку
3. Приховані рядки і стовпці
4. виділені осередки і положення курсора
5. Розміри і положення вікон
6. закріплені області

Після того, як ви зробите все перераховані настройки, виконайте команду Вид - Подання книги - Уявлення - Додати. У вікні Додавання уявлення задайте ім'я нового уявлення і зробіть вибір в запропонованих уточнень. Натисніть ОК, і вистава створена!

В майбутньому, щоб застосувати до книги збережене уявлення, виконайте Вид - Подання книги - Уявлення, виберіть у списку потрібне уявлення і натисніть Застосувати. На жаль, уявлення не працюють, якщо на аркуші є розмічені таблиці Excel , Це обмежує використання інструменту.

Ось такі настройки листів можна і потрібно робити при підготовці до друку (і не тільки). Налаштуйте робочі книги правильно, щоб звіти виглядали ідеально. Навіть найякісніші розрахунки виглядають нудно і марно, якщо вони не відформатовані і не підготовлені до друку. Навіть якщо ви розсилаєте звіти поштою, швидше за все керівник захоче їх роздрукувати. Тому, я рекомендую готувати до друку кожен аркуш звіту, незалежно від способу передачі на розгляд!

Друзі, якщо вам залишилися незрозумілі якісь деталі за матеріалами поста, задавайте питання в коментарях. І не забудьте підписатися на оновлення , Стаєте професіоналами разом з сайтом OfficeЛЕГКО.com ! Завжди Ваш, Олександр Томм

Поділитися, додати в закладки або роздрукувати статтю