Олександр Дніпрова

Microsoft Access 2007

У цій книзі описана робота з додатком Access 2007, які входять в пакет офісних програм Microsoft Office 2007 і представляє собою систему управління базами даних (СКБД). Access дозволяє легко обробляти великі обсяги інформації і витягати з бази даних потрібні відомості. Інструменти програми надають користувачам величезні можливості і в той же час відрізняються простотою і надійністю. Для створення власної бази даних досить освоїти лише кілька простих операцій.

Ця книга допоможе вам у побудові вашої бази даних «з нуля»: ви навчитеся формувати структуру бази, правильно розподіляти інформацію в базі, знаходити потрібні дані серед великого обсягу відомостей і створювати наочні звіти. У виданні наведені покрокові інструкції для всіх операцій, які вам належить виконати.

Всі основні поняття і принципи роботи з базою даних будуть проілюстровані прикладами. Щоб було простіше, ми будемо використовувати одну просту базу даних, яка міститиме відомості про продукцію якоїсь компанії, її клієнтів та їх замовленнях.

Прочитавши книгу, ви досягнете професійного рівня в роботі з базами даних Access 2007 - найважливішим і найпопулярнішим засобом зберігання інформації для комерційних проектів будь-якого типу.

Від голови колективу авторів

Висловити зауваження і побажання, поставити питання по цій книзі ви можете за адресою [email protected] або на нашій домашній сторінці www.sigmaplus.mcdir.ru (там ви знайдете також додаткові матеріали по книзі, зможете взяти участь в форумі поспілкуватися в режимі онлайн).

Олександр Жадаєв

від видавництва

Ваші зауваження, пропозиції та питання надсилайте за адресою електронної пошти [email protected] (Видавництво «Пітер», комп'ютерна редакція).

Ми чекаємо на вашу думку!

На сайті видавництва http://www.piter.com ви знайдете докладну інформацію про наших книгах.

Глава 1 Початок роботи

Як влаштована база даних Microsoft Access

Проектування структури даних

Етапи роботи з базою даних

Приступимо до роботи

Інтерфейс Access 2007

Налаштування елементів інтерфейсу

Довідкова система Access 2007

резюме

Програма Microsoft Access 2007 є системою управління базами даних (СКБД). Використовуючи Access, ви зможете легко обробляти великі обсяги інформації і витягати з бази даних потрібні вам відомості. Acсess володіє величезними можливостями, і в той же час для початку роботи і створення власної бази даних досить освоїти лише кілька простих операцій.

Ця книга допоможе вам у побудові вашої бази даних «з нуля»: ви навчитеся створювати структуру бази, наповнювати її інформацією, знаходити потрібні дані серед великого обсягу відомостей і створювати наочні звіти. У книзі наведені докладні інструкції для всіх операцій, які вам належить виконати.

Всі основні поняття і принципи роботи з базою даних будуть проілюстровані прикладами. Як приклад ми будемо використовувати просту базу даних, яка міститиме відомості про продукцію якоїсь компанії, про її клієнтів і про замовлення, зроблених клієнтами.

Прочитавши цю главу, ви зможете спроектувати структуру даних, що відповідає саме вашим вимогам, зробити перші кроки в створенні своєї бази, а також дізнатися про подальші етапи роботи. Але спочатку ознайомтеся з декількома нескладними поняттями, що лежать в основі баз даних.

Як влаштована база даних Microsoft Access

Програма Access є реляційною СУБД (від англ. Relation - відношення). Це означає, що база даних Access складається з взаємозв'язаних таблиць. Розглянемо таблиці і їх складові, а потім перейдемо до вивчення зв'язків.

таблиці

Таблиця бази даних - це звичайна таблиця з рядків і стовпців. Нижче наведено приклад таблиці (табл. 1.1), що містить відомості про клієнтів компанії.

Таблиця 1.1.

клієнти

Записи та поля

Рядки таблиці називаються записами. Кожен запис описує один об'єкт, і, як видно з прикладу, запис містить кілька елементів таблиці, що зберігають певні відомості про об'єкти. У прикладі кожен запис містить інформацію про один клієнта, скажімо, запис № 536 - про клієнта на прізвище Крилов, запис № 534 - на прізвище Петров і т. Д.

Осередки таблиці, що становлять запис, за термінологією баз даних називаються полями. В осередках зберігаються атрибути об'єкта. Наприклад, якщо об'єкт (тобто клієнт) має рейтинг 1000, то і в відповідного запису поле Рейтинг містить значення 1000.

Полем також називають весь стовпець таблиці. Коли говорять про поле записи, мова йде про осередок. Наприклад, поле Ім'я записи 536 містить значення Крилов. Коли ж говорять про поле таблиці, то мова йде про стовпці. Наприклад, поле Номер (ID) таблиці Клієнти не повинно містити повторюваних значень.

Кожне поле таблиці має строго певний тип даних. Так, поля Номер (ID) і Рейтинг - числові, а поля Ім'я, Телефон і Адреса - текстові.

Зв'язки між таблицями

Зв'язок між двома таблицями організовується за допомогою загальних полів цих таблиць. Наведемо приклад таблиці (табл. 1.2), пов'язаної з таблицею Клієнти.

Таблиця 1.2.

замовлення компанії

У цьому прикладі загальними полями є поле Номер (ID) таблиці Клієнти і поле Клієнт таблиці Замовлення. А саме, поле Клієнт містить номер клієнта з таблиці Клієнти. Таким чином, кожен запис таблиці Замовлення посилається на певний запис таблиці Клієнти.

На цьому принципі організації зв'язку між таблицями і побудовані реляційні бази даних. Простий на перший погляд спосіб зв'язку надає масу корисних можливостей. Зокрема, він дозволяє витягувати інформацію одночасно з декількох таблиць (наприклад, можна скласти звіт, що представляє собою список клієнтів із зазначенням загальної суми замовлень кожного клієнта), а також уникнути дублювання відомостей. Так, в даному прикладі не потрібно в кожному замовленні вказувати адресу клієнта.

Крім того, корисно знати, що якщо одна таблиця посилається на іншу, то перша таблиця називається дочірньої (як таблиця Замовлення), а друга - батьківської (як таблиця Клієнти). Якщо один запис посилається на іншу, вони також називаються дочірньої і батьківської.

Ключові поля

У реляційній базі даних існує два види ключових полів: первинний ключ і вторинний ключ. Для ідентифікації записів в таблиці використовується первинний ключ - поле або набір полів таблиці, чиї значення однозначно визначають запис. Відповідно значення первинного ключа повинні бути унікальні, тобто в таблиці не повинно бути двох рядків з однаковими значеннями первинного ключа.

Практично завжди в якості первинного ключа використовується спеціальне поле, що містить номер запису (наприклад, поле Номер (ID) в таблиці Клієнти). Програма Access привласнює записів номера автоматично і гарантує унікальність номерів.

Вторинним ключем називається поле дочірньої таблиці, що містить значення первинного ключа батьківської таблиці. Наприклад, поле Клієнт в таблиці Замовлення є вторинним ключем. Таким чином, зв'язки між таблицями організовуються за допомогою ключових полів.

Тепер, коли ви познайомилися з основними елементами таблиць, можна приступати до розробки структури власної бази даних.

Проектування структури даних

Як і побудова будівлі, побудова бази даних починається з проектування. Щоб зрозуміти, яка структура бази буде для вас найбільш зручною і корисною, дотримуйтесь нижченаведеними етапах проектування.

1. Для початку необхідно з'ясувати, яке призначення бази даних і яку інформацію необхідно отримувати з бази. Складіть список типових запитів до бази даних:

• список ваших клієнтів з контактною інформацією;

• список замовлень конкретного клієнта;

• список всіх замовлень за певний період;

• які товари в якій кількості були замовлені за певний період і т. Д.

2. Виділіть з цього набору класи об'єктів, про які потрібно буде отримувати інформацію з бази даних. Об'єкти кожного класу будуть зберігатися в окремій таблиці, і ви тим самим отримаєте список таблиць майбутньої бази даних. У прикладі з попереднього пункту доцільно виділити наступні класи: клієнти, замовлення і товари. Таким чином, в базі даних буде три таблиці.

3. Випишіть ваші атрибути об'єктів кожного класу. Наприклад, для кожного клієнта необхідно зберігати в базі його ім'я (або назва організації) і контактну інформацію, для товару - найменування і ціну. В результаті ви отримаєте список полів кожної таблиці (рис. 1.1). Врахуйте, що в таблиці повинен бути первинний ключ, і додайте в кожну таблицю додаткове поле - унікальний номер запису.

Кінець ознайомчого уривка

СПОДОБАЛАСЯ КНИГА?