1. Коли потрібно завіряти
2. Правила процедури
3. Які документи можна завіряти самостійно
4. Хто має право ставити напис
5. Правила по ГОСТу
6. Посвідчення копії у нотаріуса
7. обов'язкові випадки
8. нотаріальний порядок
9. На що звернути увагу

Документ - це папір, який служить підтвердженням певного факту або підставою для претензії на певні права. Під документом в такому випадку мається на увазі оригінал, дійсно випущений таким чином, що він отримує відповідне значення. Однак існує можливість отримати копію, яка буде володіти не меншим значенням, ніж оригінал. Зрозуміло, її необхідно оформити тільки з дотриманням особливої ​​процедури.

Зміст статті

Коли потрібно завіряти

Існують наступні ситуації, коли потрібно засвідчити копію документа.

Громадянину це необхідно коли:

• йому потрібно вступити на навчання або влаштуватися на роботу, йому знадобиться копія диплома або трудової.
• потрібно оформити пільгу або посібник;
• при вступі в спадщину;
• при укладенні договору купівлі-продажу об'єкта нерухомості.

Правила процедури

Завірене копії проводиться відповідно до певної процедури, мова про яку піде далі в цьому розділі.

Які документи можна завіряти самостійно

В організації допускається самостійно завіряти в основному ті документи, які в ній і були оформлені. Йдеться про папери бухгалтерів, листах, наказах тощо

Також існують і ситуації, коли на підприємстві допускається завірення копій щодо документів, які були складені поза їх межами.

Таке можливо, коли в даний час вони зберігаються у них. Йдеться зокрема про трудові книжки сотрудніков.Во всіх інших випадках необхідно звертатися до нотаріуса.

Хто має право ставити напис

У загальному випадку завірення копії будь-яких паперів в організації виробляє її відділ кадрів. При його відсутності такі повноваження можуть бути покладені на бухгалтера компаніі.Еслі ж дана особа не працевлаштовано, то для запевнення документа, зокрема копії трудової, йому потрібно звернутися до нотаріуса, принісши як оригінал, так і свій паспорт для посвідчення особи.

У будь-якому випадку копії будь-яких паперів можуть засвідчувати нотаріуси, до яких потрібно звертатися, якщо існує сумнів, що даний документ може бути завірений в організації.

Правила по ГОСТу

Засвідчення копії з 1 липня 2018 роки відбувається згідно з новим ГОСТ Р 7.0.97-2016 , Який вступає в дію з цього дня. Відповідно до цього нормативного акта правила запевнення визначаються тим, з якою метою особі потрібно даний документ.

Якщо мова йде про трудову книжку, то потрібно в першу чергу зробити копіювання всіх її сторінок, на яких містяться записи. При цьому всі вони повинні бути виконані в хорошій якості. Також ксерокопію необхідно прошити, скріпивши складені листи по лівому краю.

Краї ниток, використовуваних для такої процедури, потрібно заклеїти з використанням паперу. Далі на ній зверху наводиться число, коли копія була зшита і ставиться належить компанії друк, відбиток якої повинен частково бути на самій копії, а почасти на папері, якій були склеєні нитки.

Для сторонньої організації процедура запевнення відбувається наступним чином:

• На документ на вільному місці ставиться сама засвідчувальний напис «Вірно»;
• Тут же наводиться підпис і його розшифрування для особи, яка несе відповідальність за оформлення паперів кадрового профілю (зазвичай це фахівець з кадрів, в невеликих компаніях це може бути головний бухгалтер або керівник);
• Також потрібно вказати найменування його посади;
• Пишеться число, коли відбулося це запевнення;
• Новація з 1 липня 2018 року полягає в тому, що потрібно згадка в письмовому вигляді того, де знаходиться оригінал трудової книжки;
• Щоб відправити папір в іншу організацію, потрібно поставити на ній печатку.

Крім того, у багатьох банківських установах існує вимога, щоб в документі «копія вірна» також були присутні вказівка на те, що його володар і раніше працює в тому місці, до якого відносяться останні записи у трудовій (наприклад, в формулювання «працює в теперішній час").

Цей реквізит виступає для них зайвим підтвердженням того, що на момент випуску даної папери її володар був працевлаштований, що означає наявність постійного джерела доходів. В результаті його шанси на кредит зростуть.

Однак в Гості не зазначено обов'язок виробляє це запевнення структури вносити такий запис. У той же час вона є цілком допустимою, і в ситуації, коли банку потрібно подібне вказівку - і бажаною.

Крім цього для документа, який оформлюється для сторонньої організації, потрібно вказати, де зберігається оригінал. Наприклад, оригінал трудової книжки зазвичай знаходиться в відділі кадрів відповідної компанії.

У той же час якщо такий папір розрахована на використання на самому підприємстві, згадувати цей факт не потрібно.

Нерідко виникає необхідність запевнення багатосторінкового документа. У такому випадку за існуючими правилами можна як окремо запевнити кожен складовий його лист, так і виконати процедуру запевнення для всього документа в цілому після його прошиті.

При цьому в другому випадку слід дотримуватись таких вимог:

• пачка, що складається з підшитих листів, що входять в завірену копію, не повинна механічно руйнуватися при його вивченні;
• при самому процесі ознайомлення необхідно, щоб читачеві були доступні всі відображені в документі нюанси (слова, дати, візи і т.п.), тобто щоб не було допущено втрати змісту;
• потрібно, щоб існувала можливість вільного копіювання інформації з будь-якої окремої сторінці;
• листи в підшивці повинні бути пронумеровані по порядку, після завірення відзначається, скільки їх є в пачці.

При посвідченні такого багатосторінкового документа також потрібно проставити всі реквізити, про які йшла мова вище (напис «Вірно» і ПІБ особи, відповідальної за цю процедуру) на окремому аркуші. Там же вноситься і напис «Всього пронумеровано, прошнуровано, скріплено печаткою стільки-то листів» (їх кількість виражається словами, а не цифрами).

Посвідчення копії у нотаріуса

Посвідчення копії у нотаріуса надає їй безумовну офіційну силу. При цьому цю процедуру може замовити не тільки власник документа, але і будь-яка інша особа, якщо тільки немає підстав припускати, що папір потрапила до нього незаконно. Сам юрист повинен перевірити особу яка звернулася до нього, оцінювати його дієздатність в даному випадку не потрібно. При цьому допускається завірення копії за дорученням, але лише в тому випадку, якщо таке повноваження в цій документі обумовлено.

Також нотаріусу необхідно визначити, що в самому документі не міститься нічого що порушує російське законодавство.

обов'язкові випадки

Нотаріальне посвідчення документа є обов'язковим в тому випадку, коли очевидно, що виконання такої процедури на підприємстві неприпустимо, оскільки папір не була оформлена всередині даної організації і не зберігається там.

нотаріальний порядок

Нотаріус приймає документ у його власника, перевіряє його відповідність всім вимогам (див. Наступний розділ), далі ставить на ньому покладається штамп і слідом заверительную напис.

На що звернути увагу

Нотаріус пред'являє цілий ряд вимог до документів, які подаються йому на запевнення. При їх недотриманні він має право відмовити у виконанні відповідної процедури. Зокрема, не допускається наступне:

• порушення цілісності документа, коли він розпадається на частини
• наявність в тексті не читаються ділянок, розібрати які неможливо;
• частина тексту написана олівцем;
• також присутність нечітко поставлених підписів посадових осіб, в тому числі, якщо цей реквізит виконаний із застосуванням технічних засобів, включаючи світлокопіювання факсимільний штамп;
• друку, які належать громадянам певної організації важко ідентифікувати;
• будь-які пошкодження документа (тексту і інші), внаслідок наявності яких або виникають сумніви в автентичності даного паперу, або з'являється ймовірність неоднозначного її інтерпретації;
• ламінування поверхні оригіналу, внаслідок чого стає важко встановити, справжній він чи ні;
• присутність дописок, закреслення і правок, щодо яких немає вказівки, що з ними усе гаразд;

Також нотаріус не засвідчував рукописних документів, паперів, що мають гриф «Таємно» і ряду документів, що мають медичний характер.

Детальніше про завірення копій документів дивіться нижче на відео.