Для якого бізнесу працює івент-маркетинг, скільки заробляють на проведенні конференцій і що є головною складовою заходів - це і багато іншого ми обговорили з СЕО Octopus Events .

До самої літньої конференції по інтернет-маркетингу 8P залишилося менше 10 днів. Ми теж там будемо і вже щосили готуємося. До речі, не пропустіть доповідь нашого ССО Костянтина Червякова і підходите до нашого стенду - з нас невеликий подарунок і приємна бесіда

Ну а поки все в передчутті, пакують валізи і наглажівать стрілки на своїх парадних плавках, ми вирішили поговорити з одним з організаторів конференції, СЕО Octopus Events Ігорем Яздані. Щоб з'ясувати у нього, як організувати конференцію на 1500+ людина і залишитися в здоровому глузді. А заодно вивідати пару секретів івент-маркетингу 😉

Ігор - крутий фахівець з частини івент-маркетингу і організації заходів. У нього просять рад і консультацій, запрошують виступати з доповідями і майстер-класами. А ще він господар чарівного чорного лабрадора Банді і це +100 до його крутості. Тільки тс-с. Я вам цього не казала. Знайомтеся:

- Розкажи, як ти дійшов до такого життя?) Як так сталося, що ти захотів і став займатися організацією івентів?

- Насправді, все дуже просто. Десь років дев'ять тому я зустрів свою колишню однокласницю, яка тоді відкривала одне з перших івент-агентств в Одесі. Вона запропонувала мені попрацювати з нею в якості напарника, і я погодився. На той момент ми працювали тільки вдвох і здебільшого - навіть на 100% - займалися приватними заходами. Весілля, дні народження, дитячі свята. Тоді мова про конференціях або якихось заходах для бізнесу навіть не йшла. І, напевно, в той момент я і зрозумів, що мені взагалі подобається що-небудь організовувати. Все моє життя до цього ніяк не була пов'язана з організацією - я закінчив економіко-правовий факультет (кримінальну спеціалізацію), трохи працював за фахом, потім захопився рекламою і маркетингом ... Тобто, в той момент, коли ми почали разом працювати, я зрозумів, що це те, що мені подобається і чим я хочу займатися.

- Які самі незвичайні заходи тобі доводилося проводити в своєму житті?

- Так багато незвичайних заходів у нас було - і, перш за все, це приватні свята. Пов'язано це з тим, що приватні заходи завжди зав'язані на особистості замовника. А часто це емоційні панночки, які можуть в будь-який момент що-небудь передумати, сказати, що, мовляв, немає, все було не так. В основному, всі якісь незвичайності і казуси - як смішні, так і несмішні - зав'язані були якраз на цьому. А щодо саме незвичайних заходів, я навіть не знаю - все було досить ... не можу сказати «звичайно», але все було передбачувано. Могло бути якихось пару смішних або несподіваних моментів, але нічого надзвичайного.

Я ж як прийшов до організації саме бізнес-заходів? Ми абсолютно випадково і без підготовки виграли тендер - в Одесу на якісь збори приїжджали засновники однієї дуже великої компанії, і потрібно було запропонувати свій варіант проведення дозвілля для них. Вони приїжджали сюди на три дні, з яких один день був присвячений безпосередньо самому зборам, а на два інших потрібно було підготувати для них розважальну програму. Ми підготували, і наші пропозиції виявилося кращим. Це був наш перший досвід по роботі з бізнес-клієнтами. І тоді я зрозумів, що робота по організації бізнес-івентів мені набагато більше подобається. Просто в силу того, що там менше якихось непередбачених, більше чіткості, системності. Там є бізнес-підхід, і він грає свою роль. Всі домовленості якимось чином закріплені, їх не можна змінити або переграти, чого в приватних святах немає і бути не може. Там все в будь-який момент може змінитися, відмінитися і з'явитися щось нове. І ось тоді я остаточно зрозумів, що не хочу більше займатися приватними святами - ні весіллями, ні днями народження. А мене більше приваблює організація бізнес-івентів.

- Що найсмішніше або запам'ятовується сталося на твоїх заходах? У тебе є історії, які ти будеш розповідати онукам?)

- Ой, там такі історії, що особливо внукам і не розкажеш. Але пару таких моментів було. Був день народження дуже заможної людини, можна сказати, мільйонера, який запросив на своє свято виступити зірок - двох або трьох відомих виконавців. А людина ця була такою старого гарту, йому було вже десь років під 70. І якось він відразу почав пити так бадьоренько. І вийшло так, що буквально після двох пісень першої із запрошених зірок до нас підійшла помічниця іменинника і сказала, що він не хоче слухати всі інші виступи. І цього чувака, який на сцені, в тому числі. Він хоче, щоб ми закінчували вже з цим і врубили диск Вєрки Сердючки. Ну і нам довелося пояснювати відомим виконавцям, що іменинник не хоче їх слухати. Він готовий з ними розрахуватися і виконати всі зобов'язання, але на сцену вони не виходять - замість цього діджей поставить диск Вєрки Сердючки. Ось якісь такі моменти були, так.

- Як з'явилася ідея проведення 8P? І яким був початковий задум - ви і задумували її такою масштабною або так вийшло само собою, вона масштабувати згодом?

- Ідея проведення 8P з'явилася в 2011 році, коли на ринку вже було пару великих гравців (маю на увазі бізнес-заходів). І оскільки я прийшов на другий рік проведення, мені складно сказати, яка з самого початку була ідея у Артема (Артем Бородатюк, засновник агентства Netpeak - прим. Ringostat). Швидше за все, це було пов'язано з піаром Netpeak, тому що агентство існувало на той час досить-таки недовго, і було відомо за рахунок спеціалізації на SEO. Про комплексний інтернет-маркетингу мова тоді ще не йшла. Хлопці хотіли провести конференцію, і з її допомогою про себе заявити як про супер-фахівцях. І вони зробили її, зібравши 300 осіб. Н е думаю, що хтось припускав тоді, що колись вона буде на 1500 учасників. Взагалі тоді не думали, що її будуть робити навіть другий раз. Це був такий пробний крок.

А коли я прийшов в 2012 році, тоді вже стало зрозуміло, що у конференції є перспективи. Тому що, якщо перший раз було десь до 350 учасників, то вже на другому році її життя було 700. Якщо я не помиляюся.

- Чому літо? Адже це несезон для таких заходів, наскільки я розумію? І чи не заважає гостям ось це все - річна Одеса, море і т. Д. - ��концентруватися на доповідях та іншої серйозної складової конференції?

- Насправді, так. Якщо говорити про класичні сезонах бізнес-заходів, то це осінь і весна. Але ми спочатку вирішили конференцію 8P тісно пов'язати з літом і Одесою, зробивши її виключно одеським брендом. Хоча нас часто запитують, мовляв, блін, чуваки, чому ви не робите конференцію в тому ж Києві? Там же більше тусовка, більше народу і навіть з точки зору технічних і організаційних моментів її було б простіше робити там.

Але ми так вирішили, що 8P - це виключно одеський бренд, і в цьому наша унікальність. Один з наших меседжів, які ми використовуємо для промо-активностей, що 8P - це, в першу чергу Одеса, літо і можливість поєднати приємне з корисним. Багато учасників приїжджають на кілька днів: відпочити з родинами, влаштувати корпоратив з колегами. Тобто, учасники охоче поєднують приємне з корисним. Приїжджають і відпочити, і отримати якусь якісну, корисну інформацію. Так що Одеса і море - це не тільки не заважає, це ще й наша додаткова фішка, яку ми активно юзаем.

- «На конференціях в нашій сфері ніхто не намагається заробити. Якби ми хотіли заробити, ми б робили івенти в іншій сфері »- твої слова з інтерв'ю AIN.ua. І до них у мене два питання. Перший: у якій сфері на івентах заробляють? Другий: в чому тоді сенс проведення таких заходів? Яка мета або, якщо хочеш, місія у 8P?

- Я не пам'ятаю, якого року інтерв'ю було AIN-у, але зараз вже все змінилося. На даний момент на конференціях ми заробляємо - це наш бізнес. Інше питання, що це не такі великі гроші і що ці гроші даються дуже великими фізичними, психічними і моральними витратами. Івент-бізнес в принципі досить складний. Там все зав'язано на людях, різних складових, емоціях ... Взагалі івент-маркетинг має на увазі дуже велику емоційну складову. Будь-який захід - це, перш за все, емоції, які воно дає. Тому в нашій сфері можна заробляти, але це не дуже великі гроші, особливо в порівнянні з витраченими ресурсами.

Сенс проведення таких заходів? Ну ось у 8P основна мета - це, в першу чергу, розвиток ринку інтернет-маркетингу в Україні. Ми хочемо бути драйвером всього нового, що відбувається на ринку, запрошувати цікавих людей. Ми надаємо майданчик, щоб всі учасники могли, так би мовити, learn, share, connect - вчитися, ділитися і спілкуватися. Ми хочемо стати (так ми і є вже) центральним майданчиком, а далі вже кожен вибирає свої цілі і використовує нас для їх досягнення.

- Я тут дивилася відео з влоги Octopus Events. Ти там кльово розповів про планування бюджету івенту і назвав ТОП-5 помилок організаторів. А які помилки допускав ти сам, і чому вони тебе навчили?

- Ой, насправді помилок було багато. Всі помилки, про які я розповідав в відео, я і сам допускав. Все, що я розповідаю - це все вистраждане на своєму ж бізнесі. А навчили вони мене їх просто не допускати.

Невелика ремарка: ТОП-5 провтиков організаторів, про які йшла мова в відео.

1. Настільки щедро роздавати знижки, що в підсумку спрацювати собі в збиток.

2. Не зважати на сезонні зміни цін, забуваючи про те, що в несезон навіть ціни на номери в готелі будуть вселяти позитив. А в сезон підвищеного попиту можна офигеть від вартості оренди навіть найпростішої однокімнатної квартири, де разом з тобою буде снідати тарган Інокентій.

3. Не зважати на коливання курсу валют і того, що при його стрибку підрядники не будуть компенсувати вартість матеріалів зі своєї кишені.

4. Чи не планувати заздалегідь кількість учасників заходу.

5. Не залишати грошовий резерв на випадок форс-мажору.

Продовжимо.

- Ну, наприклад, один з найважливіших елементів в івент-менеджменті - потрібно завжди мати, як я його називаю, план "В". Ось є план "Б", як би запасний план, а потрібно мати ще запасний на запасний - план "В". Це основна штука, якої мене навчили всі мої шишки набиті. Потрібно завжди перестраховуватися двічі, як мінімум.

- До речі, чому так мало епізодів влоги? Дуже цікаво у вас виходило. У вас банально не вистачає часу цим займатися або це був якийсь тест, результати якого не виправдали ваші очікування?

- Епізодів відео дійсно мало і дійсно тому, що просто ніколи їм займатися. У нас в команді не так багато людей, а потрібно виділити окрему людину, який буде вести нашу внутрішню соціальну активність. Зараз його немає, але я думаю, що незабаром ця ситуація зміниться.

- Я знаю, що івент-маркетинг - один з найбільш трудомістких видів маркетингу, але в той же час від нього можна отримати круту віддачу у вигляді лидов, підвищення лояльності, та й бренд-ліфтингу в цілому. Як ти вважаєш, яким бізнесам має сенс займатися івент-маркетингом, а для яких він буде марний?

- Якщо брати в широкому розумінні поняття івент-маркетинг, то він буде корисний всім. Тому що івент-маркетинг - це ж не тільки класична конференція або семінар в загальному розумінні. Наприклад, піти на підписання договору з колегами і партнерами в сауну - це теж івент-маркетинг, за великим рахунком. Івент-маркетинг - це, перш за все, емоційний маркетинг. Те, що дозволяє вам зробити емоційну прив'язку до вашого товару чи послуги. П оетому найкрутіше він працює, якщо у вас якийсь яскравий продукт або товар. Чим крутіше продукт, тим більше у вас можливостей в івент-маркетингу. Простіше кажучи, якщо є щось, що можна помацати руками, тоді це спрацює набагато краще. Тому що якщо ви просто надаєте якісь послуги, то івент-маркетинг звичайно теж спрацює, теж можна зробити круто, але все одно трохи не так, як коли можна на самому заході помацати щось руками, сісти в щось , лягти на щось, політати на чимось, поїздити ... Ось як-то так.

- Давай уявимо, що я вирішила проводити івент і почала підготовку. Як зібрати на нього людей і правильно вибрати канали для промо? Які методи просування івентів працюють найкраще?

- Слухай, ну тут спочатку важливо зрозуміти, яку мету ти переслідуєш, чого ти хочеш досягти цим заходом. Цілі можна розділити на внутрішні і зовнішні. Зовнішні - це цілі, які ти, грубо кажучи, трансліруешь на внешк. Наприклад, розвиток якогось ринку і т. Д. Те, що звучить красиво і справді є твоєю метою. Внутрішні цілі - це якісь KPI, які ти можеш на внешк не озвучував, але вони все одно у тебе є. Вийти в прибуток, заробити, знайти нових клієнтів, збільшити лояльність вже існуючих ... Все це івент-маркетинг може дати, але тобі потрібно спочатку чітко розуміти свої цілі.

І вже, виходячи з цього, ти будуєш свою цільову аудиторію. Начебто така банальна штука, але на ділі далеко не всі можуть описати портрет свого покупця. А потрібно скласти якомога детальніший портрет і, виходячи зі своєї ЦА, портрета покупця і цілі, вже вибирати канали для промо івенту. Ти можеш використовувати внутрішні ресурси: вже існуючі бази клієнтів, імейл-бази, групи в соціальних мережах, в залежності від того, що у тебе є. Як варіант для запрошення на захід ти можеш використовувати колл-центр, який буде обдзвонювати потенційно зацікавлені компанії і запрошувати їх на захід. Ти можеш використовувати безпосередньо пряму рекламу онлайн та офлайн. Варіантів тут багато і все залежить від того, який у тебе бізнес, хто твоя ЦА і яка мета. Виходячи з цього, ти можеш вже визначатися з каналами.

- До речі, ви ж в цьому році дуже задовго до 8P виконали план з продажу квитків. За рахунок чого це вдалося?

- За рахунок того, що з кожним роком ми стаємо все більш і більш досвідченими в своєму бізнесі, розуміємо, як потрібно працювати з аудиторією. Ну і завдяки команді звичайно. Нам вдалося зробити так, що в цьому році ми б'ємо всі рекорди по придбаних квитків. Швидше за все, ми набагато раніше закриємо реєстрацію, тому що у нас вже ось-ось буде переліміт.

- У тому ж відео про планування бюджету ти розповідав, що якщо щедро роздавати знижки і промокодом, то можна в підсумку спрацювати дуже добре в збиток. Звідси питання - як побудована система знижок і промокодом на 8P? Ви заздалегідь прораховуєте максимальну кількість квитків по знижкам і закладаєте їх у бюджет?

- Так, ми спочатку закладаємо певну максимальну квоту знижок, яку ми можемо дати на різному ціновому етапі. Наприклад, на початковому етапі, при найпершій ціні, ми знижки не даємо. Ми розуміємо, що давати знижки на таку низьку ціну - це працювати собі в збиток. І на кожен етап зростання цін ми знаємо максимальний розмір знижки, яку можемо дати, і максимальну кількість цих знижок. Все це ми закладаємо у вартість - тобто, фінальна ціна квитка вже передбачає те, що він буде куплений зі знижкою.

- Розкажи про організаційну структуру Octopus Events? Скільки вас, і хто за що відповідає?

- На даний момент нас в команді 6 чоловік плюс інтерн Оля, яка після 8P вже повноцінно увіллється в команду. Що стосується структури - кожен з нас окремо займається своїм напрямком. Наприклад, у нас є менеджер, який окремо займається спонсорами, agenda-менеджер, який займається програмою і спікерами, окремо PR і SMM-менеджер, окремо менеджер, який займається customer success і підрядниками. Я вирішую якісь стратегічні питання і все, що пов'язано з фінансами: кошторису, бюджетування, плюс підхоплюю в якихось слабких місцях або в моментах, де є потенціал, що щось піде не так. Ну а за місяць-півтора до конференції ми всі починаємо займатися організаційними моментами - це крім того, що кожен веде свій напрямок.

- Ви аналізуєте ринок перш, ніж провести будь-який захід? Якщо так, то як це відбувається?

- Так звісно. Перед конференцією ми проводимо дослідження конкурентів і ринку, дивимося що і як проходить у нас в Україні. Якщо ми організовуємо новий захід, то проводимо і SWOT-аналіз, і аналіз конкурентів. Якщо заходів в цій сфері немає, то ми намагаємося провести фокус-дослідження. Говоримо з лідерами ринку і намагаємося зрозуміти, наскільки їм такий захід було б цікаво, якби існувало на ринку. І чого б вони хотіли від нього в такому випадку. Це все допомагає зрозуміти, потрібно цей захід робити чи ні і чи потрібно саме зараз. У нас є івенти, які ми відкладаємо, тому що розуміємо - зараз ринок до цього не готовий.

- Скажи, як шукати надійніх підрядніків? І як взагалі зрозуміти, ок або не ок підрядник ще до початку роботи з ним?

- Тут все просто - на 100% ти зрозуміти не зможеш, ок або не ок, до початку роботи з ним. А так можна розпитати у чуваків, які вже працювали з підрядником, і вони тобі дадуть якийсь фідбек. Це тебе вже трохи заспокоїть. Ну і плюс в момент, коли ти просто просиш вислати якусь кошторис, дати якісь подробиці, зробити прорахунки, ще щось, то ти вже тоді розумієш, наскільки підрядник відповідально до цього всього підходить. Наскільки ти взагалі йому цікавий як клієнт, як чітко він працює і як системно тобі зможе допомогти. Але це все може тебе заспокоїти максимум на 90% - якщо у тебе немає досвіду великого роботи з цим підрядником, все одно завжди є ризик, що щось піде не так.

- Як ви шукаєте волонтерів і на яких умовах працюєте з ними?

- Якщо цей захід проходить в Netpeak Group, то волонтерів ми шукаємо серед співробітників. І варіант "Б" - співпрацюємо зі студентськими організаціями, наприклад, такими як AIESEC.

Що стосується умов роботи - оскільки вони волонтери, то ніяких грошей за це не отримують. Але ми зі свого боку дуже стараємося, щоб для них це не була саме робота-робота, а щоб вони отримували максимум кайфу. Ну і плюс якісь приємні плюшки від нас - раздатку, блокнотики, сумки, всякі фішечки, наклеечки і т. Д. Крім того, у них є можливість прокачати в організації івентів, поспілкуватися зі спікерами та ще з якимись крутими людьми.

- Як шукати спонсорів і що робити, щоб вони погодилися стати спонсорами?

- Ой ... Шукати спонсорів потрібно ретельно, довго. Тут дуже багато потрібно розповідати. Найголовніша фішка, яку я можу підказати - це ставити себе на місце спонсорів. По-перше, продумати, яким компаніям ваш захід могло б бути цікаво. Згадуємо то, що ти спочатку знаєш портрет свого учасника плюс свої цілі. І тоді ти розумієш, у кого з компанії спонсорів ці речі з твоїми збігаються. Ти себе ставиш на місце цього спонсора і тоді вже можеш зрозуміти, кому дійсно це може бути цікаво, на кого є сенс витрачати сили і енергію, щоб це пропонувати. А про кого тільки здається, що йому це може бути цікаво, але насправді немає.

Для того, щоб спонсори погодилися стати спонсорами, потрібно дуже відповідально до цього підходити і дуже добре готуватися. Підготувати хороше, красиве пропозицію - мінімум, це повинна бути PDF-ка, підкріплена якимись візуальними даними. Може бути, відео з минулих заходів, якщо воно є. Чим більше інформації, яка допоможе йому зануритися ось в це емоційний стан твого заходи, тим краще. Тим більше шансів, що він погодиться бути спонсором.

- У се багато говорять про підготовку до заходу, але дуже мало хто розповідає, що робити після. Як мінімум, як зібрати фідбек і використовувати його на благо?

- По-перше, збирати фідбек потрібно якомога раніше. В ідеалі, відразу ж після заходу, щоб у людини було свіжо спогад ще, емоції і все ті моменти, що йому сподобалися чи ні. По-друге, фідбек потрібно обов'язково аналізувати, щоб розуміти, що у тебе добре, а що не дуже. Обов'язково складати після цього чек-лист з якимись твоїми факапамі і тим, що тобі в наступному році можна посилити, над чим попрацювати. Якщо є якийсь сильно негативний відгук, то потрібно зателефонувати учаснику, особисто з ним переговорити і спробувати цей негатив прибрати. Ф ідбек обов'язково потрібно збирати, аналізувати і складати з цього план на наступний рік - що покращуємо, що залишаємо так, як є, а що взагалі робимо по-іншому.

- А у вас є якийсь чек-лист "після івенту"? Поділися, що обов'язково потрібно зробити?

- Так, у нас є такий чек-лист. Потрібно обов'язково:

• зібрати фідбек;
• вислати учасникам інформацію щодо заходу і якусь цікаву статистику: скільки було людей, спікерів, учасників і т. д .;
• вислати фотографії, відеоматеріали.

Ну і найголовніше - потрібно дати учасникам можливість висловитися і поділитися враженнями про твоє заході.

- Мені здається, в справі організації івентів закон Мерфі (все, що може піти не так, піде не так) працює на 300%. Звідси питання: як максимально підстрахувати себе? До яких форс-мажорів варто обов'язково підготуватися і як це зробити?

- Про закон Мерфі - це так, 100%. Мені взагалі здається, що цей закон Мерфі - це про івент-маркетинг Як підстрахувати себе? Як я вже сказав, потрібно робити дві підстраховки: на підстрахування потрібно робити ще підстрахування і виходити з найгіршого сценарію.

- Ще хотіла запитати про мобільному додатку 8P. Навіщо ви його робили, і чи виправдало воно ваші очікування?

- Так, мобільний додаток виправдовує наші очікування, тому що це додаткова площадка для учасників конференції. Там можна написати щось і в загальну стрічку, відправити персональне повідомлення іншому учаснику, призначити йому зустріч, поспілкуватися. Мобільний додаток дозволяє оперативно повідомити учасникам форс-мажорні новини. Наприклад, якщо доповідь переноситься або зсувається за часом. Там можна налаштувати пуш-повідомлення, яке отримають всі учасники. Це обов'язкова штука, яку потрібно всім використовувати. Мобільний додаток - це круто!

- Цього року, до речі, щось про нього не чути. Його функцію тепер виконує чат в телеграм?

- Нє-нє, мобільний додаток буде, просто ми його запускаємо трохи пізніше.

- І останнє, але, напевно, головне питання: як організатору зберігати спокій під час заходу і не впасти в паніку, коли щось пішло не так?)

- Дивись, тут такий момент. У кожного є якісь свої секрети. По-перше, потрібно бути досить відпочив, в ніч перед заходом треба постаратися поспати. Ну і заспокоїтися - для цього у кожного є свої способи. Для кого-то це може бути медитація, я ось використовую фармакологію - вона в наш час дуже розвинулася, тому заспокійливі наше все.

- Ну і останній-останній: назви 3 головні причини, за якими 8P в цьому році не можна пропустити?)

- 1. У нас в цьому році дуже класні спікери і дійсно крутий контент.
2. У цьому році рекордна кількість учасників - точно буде 1500 чоловік, це вже можна сказати сміливо.
3. Ви зможете комунікувати з лідерами ринку, зробити такий бенч-маркінг і зрозуміти, на якому місці щодо них перебуваєте ви, що робите не так, а що так.

Ну і бонус: це унікальна можливість відвідати Одесу в липні і поєднати приємне з корисним

PS Так, це той самий Банді, про який йшла мова на початку 😉