1. Гугл календар: як зареєструватися і користуватися
2. Як створити бізнес-проект в Гугл календарі?
3. Створюємо новий календар
4. Додаємо завдання в новий Гугл календар
5. 2 варіанти ведення проектів в Гугл календарі
6. Додаткові можливості Google календаря
7. Особистий план роботи з Гугл календарем

Вітаю всіх читачів блогу! Нещодавно ми розповідали, як використовуємо додаток Trello для управління проектами , Сьогодні мова піде про інше помічника - Гугл календар. Це безкоштовний інструмент від Google, який створений для організації роботи та особистого життя. В Гугл календар можна внести дні народження, свята та інші важливі події. Але ми розглянемо інструмент з іншого боку, а саме, як використовувати його для планування бізнес-проектів.

Стаття буде корисна проект-менеджерам, власникам компаній і просто активним людям, так як відповідає на питання:

В кінці статті вас чекає мій особистий план роботи з інструментом.

Невелика передісторія. Я працюю проект-менеджером в TEXTUM вже 1,5 року, щодня контролюю виконання 15-20 завдань, складаю план для всіх співробітників компанії. Але моє близьке знайомство з Гугл календарем відбулося тільки в 2018 р Тому в статті: 100% актуальна інформація; особистий досвід ведення проектів; 24 тематичних скрін; цінні поради та цікаві фішки.

Чим для мене є Гугл календар? Уявіть, що ви довгий час користуєтеся простим кнопковим телефон з маленьким чорно-білим екраном, де наявність будильника вже є класною можливістю. І раптом у вас з'являється сучасний флагман з широким барвистим дисплеєм і морем функцій. Відчуваєте різницю? Так можна порівняти інструменти, якими я користувалася, і Google Calendar. Хочете більше інформації - читайте далі.

Гугл календар: як зареєструватися і користуватися

На цьому питанні довго зупинятися не будемо, так як тут все дуже просто.

Щоб почати користуватися Гугл календарем, потрібно виконати 2 простих дії:

• Створити рахунок у Google або увійти в уже зареєстрований.
• Відкрити Google Calendar.

Гугл календар працює онлайн і сумісний з багатьма популярними браузерами (Internet Explorer, Safari, Firefox, Google Chrome, Microsoft Edge). Але для того, щоб він почав працювати, потрібно підключити JavaScript і файли cookie.

Цікаво буде дізнатися: Google і Yandex - алгоритми роботи пошукових систем (принципи, нюанси, новини 2018)

Зверніть увагу: створити Гугл календар можна тільки на комп'ютері (в мобільному додатку така можливість відсутня). Після того, як він буде зроблений на ПК, миттєво з'явиться в браузері і додатку.

Ось так виглядає порожньою Гугл календар на комп'ютері:

Далі налаштовуємо Google календар під свій смак і потреби:

• встановлюємо потрібний період (день, тиждень, місяць, рік);
• показуємо / приховуємо відхилені заходи;
• показуємо / приховуємо вихідні дні;
• визначаємо колір заходу і тексту, а також інтерфейс.

При бажанні можна відправити відгук про інструмент і перейти в довідковий центр для отримання більш детальної інформації про інструмент. Всі налаштування знаходяться в панелі управління (розташована вгорі, горизонтально).

Чим особисто мене зацікавив інструмент? Робота з календарем Google дає мені можливість розкладати по поличках і здавати в термін всі проекти компанії, встановлювати "Напоміналка», уникати незручних моментів, коли забуваєш привітати колегу з днем ​​народження. Простіше кажучи, для такого перфекціоніста, як я, це програма є справжньою знахідкою.

Як саме я використовую інструмент в роботі, описано нижче.

Як створити бізнес-проект в Гугл календарі?

Використовуючи Google Calendar можна зробити для кожного проекту окремий календар. Для цього потрібно створити його і налаштувати.

Створюємо новий календар

Ось як це робиться:
1. Заходимо в настройки.

2. Далі в «Додати» і потім - «Створити».

3. Потім заповнюємо поле назву і опис (при необхідності), вибираємо часовий пояс і натискаємо «Створити».

4. Після цього новий календар з'являється в розділі «Мої календарі». Тепер можна встановити для нього більш детальні настройки, задати колір, відкрити доступ.

5. Переходимо до налаштувань. Google Calendar може бути видно тільки вам або відкритий для інших користувачів. При цьому є можливість відкрити загальний доступ, включити доступ за посиланням або відкрити тільки для конкретних осіб (додавши e-mail користувача).

7. Наступний крок - настройка повідомлень. Встановлюємо час, коли потрібно отримати оповіщення: в цей же день, за 1,2 тижні і т.д. Сповіщення можуть приходити на пошту або на робочий стіл (розсилку SMS-повідомлень Google припинив 27.06.2015 р).

8. Раджу також встановити сповіщення для всіх змін, що стосуються проекту. Так ви будете в курсі, якщо хтось змінить чи скасує захід. Відмінна опція - «Порядок денний». Для тих, хто її активує, кожен день о 05.00 ранку буде приходити на пошту список завдань на весь день.

Якщо проект виконаний або скасований - приховуємо зі списку як на рис. 1 (є можливість відкрити при необхідності) або видаляємо як на рис. 2 (без права на відновлення).

Малюнок 1

малюнок 2

Додаємо завдання в новий Гугл календар

Google Calendar для бізнес-проекту створено. Що далі? Складаємо план по його реалізації. Наприклад, в даному проекті стоїть завдання написати, затвердити і розмістити на сайті 28 статей. Термін виконання - 5 робочих днів. Мені потрібно рівномірно розподілити заходи, щоб уникнути перевантаженості співробітників і здати роботу в строк.

Для цього я додам завдання на кожен день. Найпростіше це зробити, встановивши календарик на день.

Що в підсумку? Кожен день в певний час мені буде приходити повідомлення про те, що потрібно зробити. Всі завдання рівномірно розподілені по робочих днях. Я не втрачу жодного завдання і здам проект вчасно.

Ось як це виглядає в календарі на місяць:

При необхідності можна змінити всі налаштування завдання, для цього потрібно просто клікнути по ній і натиснути на олівець.

Крім цього, до кожного завдання можна написати коментар, прикріпити посилання або документ. Наприклад, щоб написати статтю копірайтер потрібно: ТЗ (прикріплюю файлом) і папка, куди здавати роботу (додаю посилання). Є можливість налаштувати доступ, тобто завдання до проекту можуть бути як для всіх, так і особисто для вас.

Важлива рада. Щоб знайти всі заходи, які виконувалися за певним бізнес-проекту, досить в рядку пошуку ввести хештег + назва проекту (наприклад, # Проект №1).

Стаття в тему: «Як правильно оформити посилання в статті?»

2 варіанти ведення проектів в Гугл календарі

Є 2 найпростіших і зручних способу контролювати реалізацію бізнес-проектів через даний інструмент:

1. Заносимо проект. Цей спосіб показаний вище. Тобто отримуємо задачу, розподіляємо по днях, додаємо опис, встановлюємо повідомлення і т.д. Один проект - один календар.
2. План для співробітників. Можна створити Гугл календар для кожного працівника окремо і прописувати йому завдання на день, тиждень, місяць. Це, на мій погляд, більш зручний варіант саме для виконавців. Так як їм не потрібно шукати себе в проектах, а досить просто відкрити свій календарик. При цьому можна вказати терміни виконання кожного завдання, встановивши нагадування в Гугл календарі співробітника

Обидва способи мають «право на життя». Але перший зручніший для проект-менеджера, а другий - для співробітників. Ідеальним варіантом є вести календарі і за типовими проектами, і по співробітниках. Тоді вся картинка буде як на долоні.

Додаткові можливості Google календаря

Даний інструмент просто криниця зручних і корисних функцій, наприклад:

• Експорт / імпорт. Перейшовши в налаштування і натиснувши «Імпорт і експорт» можна додати інші календарі або завантажити на комп'ютер ваші.
• Печатка. В Google календарі є можливість роздрукувати заходи за день, тиждень, місяць, рік і розклад на день. Для цього натискаємо настройки і роздрукувати.

• Колірна розмітка. У своєму робочому Google Calendar я також зробила календар з днями народженнями колег і поставила нагадування за тиждень, щоб ми встигли вибрати подарунок і придумати привітання. Є також інші календарі, що стосуються розвитку компанії, оптимізації роботи, навчання і т.д. Кожен має значок певного кольору. Наприклад, проекти - червоним, дні народження - синім, план з розвитку - зеленим, навчання - фіолетовим. Використання кольорових маркерів допомагає за 1 секунду зрозуміти, що «день прийдешній нам готує».

• Складання розкладу. Відносно нова фішка, яка показує всі завдання на кілька днів в форматі розкладу. Можна дивитися окремо кожен або всі календарі разом.

• Цікаві Гугл календарі. Тут є вже вбудовані календарі, для активації яких досить поставити одну галочку в налаштуваннях. Google пропонує 3 теми: свята, спорт, фази місяця. Запускайте і будьте в курсі цікавлять вас подій.
• Інтеграція календаря. У налаштуваннях є коди, завдяки яким можна: вбудувати календар на веб-сторінку, відкрити доступ з інших додатків і т.д.
• Синхронізація Gmail c Гугл календарем. Дана послуга працює лише для згенерованих листів від всіляких організацій. У листі повинна міститися інформація про: бронюванні (авіаквитків, номери в готелі); резервування (наприклад, столика в ресторані); квитках (в кіно і театр, на концерт). Щоб активувати цю функцію потрібно перейти в настройки і поставити галочку біля «Автоматично додавати заходи з Gmail в мій календар».
• Синхронізація Google календаря з пристроями на Андроїд і iOS. Крутий подарунок від Google, який скачується в Google Play. У додатку всі події, занесені в Гугл календар на комп'ютері, відразу відображаються на екрані пристрою, тобто повна синхронізація. Причому, якщо ви не виконали завдання (не прив'язані до дати), воно автоматично переноситься на наступний день і так до закриття. І найголовніша фішка - з'явився голосовий пошук. Наприклад, я говорю: «ОК, Google, нагадай завтра порахувати зарплату». Завдання відразу з'являється на екрані, тисну галочку і воно вже в календарі. Таке додаток завжди є і під рукою, що не скажеш про комп'ютер і ноутбук.

Останнє, що варто відзначити - гарячі клавіші. Працювати з Гугл календарем можна, використовуючи тільки клавіші на клавіатурі. Це значно спрощує і прискорює весь процес. Кажу з особистого досвіду, так як використовую цю можливість по максимуму. Дізнатися про гарячі клавіші можна в налаштуваннях, у відповідному розділі.

Варто також вивчити: «5 кращих сервісів для роботи копірайтера з текстом»

Висновок. Google календар - зручне, просте, безкоштовне планування бізнес-процесів і особистих заходів; нагадування про події в установлений день і час (на робочий стіл або по email); можливість експорту / імпорту і друку; синхронізація з Gmail і пристроями на Android / iOS.

Особистий план роботи з Гугл календарем

Наостанок, хочу поділитися загальним планом, як саме я використовую цей інструмент:

• Заношу проект: пишу опис, вибираю колір, ставлю терміни виконання.
• Розподіляю завдання по днях (якщо велике замовлення і вимагає багато часу).
• Кожен день в кінці робочого дня прописую завдання для кожного співробітника.
• Протягом дня слідкую за виконанням, за необхідності вношу корективи.

В Google Calendar я також вношу ідеї, що стосуються розвитку компанії, особистісного та професійного зростання. Роблю це відразу, щоб не втратити думку (після робочого дня використовую мобільний додаток).

Як бачите, Гугл календар - відмінний планувальник, завдяки якому управляти проектами просто, швидко і приємно. А як ви організовуєте бізнес-процеси? Буду вдячна всім, хто поділиться досвідом, дасть слушну пораду або доповнить даний матеріал. Дякуємо за увагу)