1. крок перший
2. крок другий
3. крок третій
4. крок четвертий
5. крок п'ятий
6. крок шостий
7. крок сьомий

Електронний архів полегшує роботу з документами і інформацією. Він дозволяє швидко знаходити шукані дані, при необхідності копіювати їх і відправляти колегам, контрагентам, контролюючим органам та ін. Однак погодьтеся, навіть в кращі часи не завжди є можливість придбати дорогий продукт для вирішення нескладних практичних завдань. Придбати - немає, а створити своїми руками - цілком. Все, що для цього буде потрібно: комп'ютер, кілька вашого часу і скрипти з нашого сайту, підготовлені фахівцем по скануванню і впровадження електронних архівів Іваном Денисовим.

Найпростіша система електронного архіву коштує близько 150 тисяч рублів, ціна суперсучасної версії може доходити до 5 мільйонів. Парадокс, але деякі компанії просто не мають потреби в професійних рішеннях, так як не уявляють, як ними користуватися. Особливо це стосується невеликих фірм: у них просто немає співробітників, здатних якісно впровадити таку програму в робочий процес. Коли керівник замислюється про електронний архів, він не завжди розуміє, як це буде працювати, чи окупляться на практиці витрати і т.д. Навіть за умови, що можна поспілкуватися з розробниками електронного архіву, сумніви завжди залишаються і успіх ніяк не гарантований.

крок перший

Перевіряємо відповідність свого комп'ютера мінімальним вимогам до конфігурації. Ресурси комп'ютера будуть потрібні мінімальні, відповідні стандартному офісного комп'ютера:

Компоненти

Процесор Intel або AMD 2,0 Ггц або вище Пам'ять 4 ГБ RAM Дисковий простір Не менш 300 ГБ. Залежить від обсягу відсканованих документів. З розрахунку 1 Мб на 1 сторінку (при кольоровому скануванні) або 0,1 Мб на 1 сторінку (при чорно-білому скануванні). Додаткове обладнання Сканер формату А4, що володіє можливістю сканування з дозволом не нижче 300 dpi в форматі PDF.

крок другий

Перевіряємо програмне забезпечення свого комп'ютера:

• Операційна система: MS Windows XP, 7, 8, 10.
• Пакет офісних програм MS Office (Excel) 2007, 2010, 2013. Adobe Reader 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11 або аналог.
• Програма сканування, що йде в комплекті зі сканером або її аналог, наприклад, NAPS2.

Отже, якщо крок перший і другий кроки зроблені, то переходимо власне до створення електронного архіву.

крок третій

Тепер потрібно ознайомитися з прийнятою нами термінологією, щоб правильно зрозуміти інструкції для вірної настройки електронного архіву.

ТермінВизначення

Сканування процес отримання цифрової копії паперових сторінок документів, результатом якого є файли в форматі PDF, збережені на диск або завантажені в електронний архів Індексування процес отримання цифрової атрибутивної (описової) частини документів у вигляді пошукової таблиці; результатом індексації є пошукова таблиця, яка містить описову інформацію про відсканованих документах у вигляді заповнених пошукових полів (наприклад: Тип документа, Номер документа, Дата документа та інше). Сторінка одиниця виміру кількості робіт по скануванню. Документ одиниця виміру обсягу індексування, один документ складається з однієї або безлічі сторінок. Справа / папка контейнер, для зберігання документів. Відсканований документ результат сканування одного документа, який було збережено в форматі багатосторінкового файлу PDF. Файл PDF цифровий файл, збережений у форматі PDF, що містить графічні зображення відсканованих сторінок одного документа. Графічне зображення одна електронна сторінка в файлі PDF. Масив відсканованих документів результат сканування масиву документів, у вигляді файлів PDF. Інформаційний ресурс масив цифрових даних, що складаються з результатів сканування і (або) індексування. Електронний архів програма або комплекс програм, що дозволяє здійснювати роботу (в основному пошук і зберігання) з цифровими копіями відсканованих / проіндексованих документів.

Викачуємо за посиланням архів >>>

Зберігаємо його на робочий стіл і розпаковуємо за допомогою архіватора.

В результаті виконаних операцій на робочому столі повинна з'явиться папка з назвою «Електронний архів Excel».

крок четвертий

До початку створення електронного архіву необхідно зрозуміти, які файли і папки є частиною електронного архіву. У кореневій папці «Електронний архів Excel» є файл «Електронний архів.xlsx» - це безпосередній файл електронного архіву Excel. Так само в цій папці є папка «СКАН» - це папка, в яку повинні зберігатися відскановані файли PDF.

Важливе правило!

Всі файли PDF, створені протягом дня, потрібно зберігати в окремі директорії, які повинні бути названі по ДАТЕ створення файлів PDF (на ілюстрації це 2014-06-16, 2014-06-17 тощо):

Тобто якщо Ви хочете відсканувати і завантажити нові документи в електронний архів, вам потрібно спочатку створити папку з Датою і тільки після цього зберегти туди файли PDF:

Дати повинні обов'язково записуватися у вигляді РРРР-ММ-ДД. Як роздільник повинен використовуватися знак «-». Забороняється: використовувати точки та інші символи в якості роздільників, писати спочатку день, потім місяць, потім рік.

Вірно: 2014-06-16

Не вірно 2014.06.16; 16-06-2014.

Рекомендація.

Вам необхідно щодня контролювати, щоб на диску С: залишалося вільне місце (не менше 100 Мб). Для цього Вам потрібно відкрити «Мій комп'ютер» (див. Малюнок) і подивитися інформацію про вільне місце на диску С:

Важливе правило!

Папки з відсканованими образами видаляти не можна, оскільки файл Excel посилається на них. Видалення файлів призведе до втрати відсканованих документів.

крок п'ятий

Відкриваємо в програмі Exсel файл «Електронний архів» і бачимо на екрані файл шаблону для створення електронного архіву.

Рекомендація.

Якщо система безпеки комп'ютера попереджає про запуск активного вмісту, то необхідно натиснути кнопку «включити вміст».

Потім слід натиснути кнопку «Завантажити PDF». Відкриється діалогове вікно «Виберіть папку», після чого необхідно вибрати папку з тією датою, яка була створена Вами на кроці 4. Важливо: папку не потрібно відкривати, а саме вибрати її і натиснути кнопку «Вибрати»:

Завантаження файлів PDF, що містять відскановані зображення документів, відбудеться автоматично.

Файл таблиці EXCEL прийме наступний вигляд:

крок шостий

Тепер необхідно провести індексацію документів в Exсel, тобто вручну заповнити описові поля документа (тип документа, номер, дата і т.п.). По любому з цих полів можна впорядкувати таблицю (в прикладі нижче відсортовано за датою).

Для цього натискаємо на перший документ в списку, який не має опису (посилання в поле «Посилання на PDF»), - відкриється файл PDF, що містить відскановане зображення документа.

Рекомендація.

Для зручності індексації рекомендується розмістити вікно файлу Excel і вікно файлу PDF поруч один з одним.

Для цього потрібно:

• перейти в вікно Excel і на клавіатурі натиснути комбінацію клавіш Win і стрілку вліво
• перейти в вікно PDF і на клавіатурі натиснути комбінацію клавіш Win і стрілку вправо

В результаті виконаних дій, на екрані вікно Excel буде розташовано зліва, а вікно файлу PDF буде розташовано праворуч. Таке розташування дозволить з легкістю бачити документ PDF і заповнювати індексні поля в файлі Excel.

крок сьомий

Зберігаємо файл таблиці Exсel і завершуємо роботу.

Вітаємо. У Вас все вийшло. Ви тільки що створили своїми руками перший електронний архів!

Рекомендація.

Надійність файлу Excel можна забезпечити, регулярно створюючи копії вихідного файлу. Це можна зробити стандартним способом Windows, клікнувши правою клавішею на ім'я файлу Excel і вибравши меню [Надіслати] - [Стисла ZIP-папка].

У разі якщо з електронним архівом необхідно працювати двом і більше користувачам мережі, ви можете попросити свого адміністратора перемістити всю папку «Електронний архів Excel» з робочого на мережевий сервер. Але важливо розуміти, що одночасно з файлом зможе працювати тільки один користувач.

Чи вийде впровадити таке нововведення - залежить повністю від вас. У самому електронному архіві немає нічого складного, 50 відсотків успіху - грамотна побудова файлу, інші 50 - як він буде впроваджений в життя колективу. У цьому дуже багато залежить від керівника. Адже навіть найдорожча і ефективна програма не принесе користі, якщо не пояснити співробітникам, навіщо вона, як вона працює, які результати можна отримати з її допомогою. Успіхів!

Завантажити приклад Електронного архіву >>>

Іван Денисов

фахівець зі сканування і

впровадження електронних архівів