Інструментарій для роботи з датами і часом необхідний будь-якій програмі, що має справу з електронними таблицями. Хронологічна інформація супроводжує нас повсюдно: це датування документів, розкладу і плани робіт і таке інше. Microsoft Excel в стані відобразити кожну наносекунду з початку XX століття і пропонує ряд форматів, за допомогою яких ви можете відобразити дати за своїм бажанням.

Як Excel зберігає дати і час

Excel записує всі дні, години, хвилини і секунди в числовому вигляді, що дозволяє в подальшому використовувати ці значення для виконання арифметичних операцій. Основною одиницею виміру часу в Excel є добу. Кожним діб призначається свій порядковий номер. Базовий номер 1 - цієї неділі, 1 січня 1900 року. З цього рубежу починається відлік часу в Excel для Windows. To є всі наступні дати програма зберігає у вигляді числового значення, рівного кількості діб між базовою і заданої датою. Наприклад 1 січня 2004 року відповідає числа 37 987, тобто кількість днів між 1 січня 1900 року і 1 січня 2004 року.

Час зберігається у вигляді десяткового дробу, що представляє частину доби, минулий від їх початку (00:00) до заданого моменту. Тому година 12:00 пополудні зберігається як 0,5, що означає половину доби. Звідси, числове значення часу 38 +283,5896180556 розшифровується так: 38 283 - це 23 жовтня 2004 року (порядковий номер дня), а +0,5896180556 є десяткове вираження відрізка доби між північчю і моментом 14:09:03.

ПОРАДА -

Щоб побачити послідовний номер дати, виділіть осередок, в якій вона зберігається, і натисніть клавіші Ctrl + Shift + ~ (тильда). Щоб повернутися до нормального вигляду, скористайтеся клавішами Ctrl + Z.

При обміні документами між Excel для Macintosh і Excel для Windows виконується автоматична настройка дат на робочих аркушах у відповідності зі стандартами кожної системи. Зміна системи запису дат тягне іншу інтерпретацію зберігається порядкового номера дати, але сам він залишається тим самим. Тобто якщо змінити систему обчислення дат, всі введені на лист дати зрушаться на чотири роки.

Базова дата дорівнює або 1 січня 1900 року, як це прийнято в Excel для Windows, чи 2 січня 1904 року, як у версії для Macintosh. Для її налаштування перейдіть на вкладку Обчислення (Calculation) діалогового вікна Параметри і встановіть прапорець Система дат 1904 (1904 Date System).

Після цього порядкові номери введених дат не зміняться, але трактуватися вони будуть вже по-іншому, так, щоб номер будь-якої дати, введеної в Excel для Windows, з номером дати в Excel для Macintosh. При імпорті інформації з Windows в Excel для Macintosh цей прапорець забезпечує правильність перетворення дат.

Введення дат і часу

Незважаючи на те що дати і час зберігаються всередині Excel у вигляді чисел, досить важко вводити їх саме в такій формі, та це й не потрібно. Інформацію, що представляє дати і час, можна включати в формули подібно будь-яким іншим значенням. Для дат існує кілька визначених форматів: Д.М.ГГ, Д МММ ГГ, Д МММ або МММ ГГ (для запису року можна використовувати і чотири цифри).

ПРИМІТКА

Поточна дата, час, мова, валюта і числові формати змінюються в діалоговому вікні Мова і регіональні стандарти, яке відкривається, якщо вибрати однойменну команду в Панелі управління Windows (вона може дещо відрізнятися за назвою в різних операційних системах). Крім усього іншого, настройки цього вікна визначають вид дат, розпізнається операційною системою. Наприклад, якщо на вкладці Загальні (General) встановлено російську мову, Excel інтерпретує як дату будь-який рядок у форматі Д / М / ГГ, але якщо встановити англійську мову, та ж рядок буде сприйнята як текст.

Якщо введене значення не відповідає жодному із зазначених вбудованих форматів, Excel застосовує до нього найбільш підходящий. Так, при введенні рядка 1 Гру ви побачите в осередку отформатироване значення 01.дек, в рядку формул при цьому буде відображатися 01.12.2004 (вважаємо поточним роком 2004), що дозволяє при необхідності легко відредагувати дату.

Для часу також існують вбудовані формати: ч: мм АМ / РМ, ч: мм: сс АМ / РМ, ч: мм, ч: мм: сс, або комбіновані формати дати і часу - Д.ММ.ГГ ч: мм. Зверніть увагу, що годинник, хвилини і секунди в значенні часу повинні відділятися двокрапкою.

ДИВИСЬ ТАКОЖ -

Створення форматів дат і часу розглядається далі в розділі «Призначені для користувача формати дат і часу» цієї глави.

Якщо при введенні часу не вказуються символи AM, PM, am або pm, Excel застосовує 24-годинний цикл. Іншими словами, значення 3:00 завжди сприймається як третій годині ночі, тільки якщо ви спеціально не встановиться його як 3:00 РМ.

РАДА -

Щоб ввести в клітинку або в формулу поточну дату, натисніть клавіші Ctrl +; (крапка з комою). Поточна дата буде представлена ​​в форматі, визначеному на панелі управління Windows. Якщо потрібно вставити в клітинку або в формулу поточний час, натисніть сполучення Ctrl + Shift +: (двокрапка). Час буде вказано в форматі «ч: мм АМ / РМ».

31 грудня 2029 року по замовчуванням вважається критичною точкою, тобто останнім днем, який Windows сприймає, якщо рік вказати тільки двома цифрами. Наприклад, якщо ввести в клітинку дату 12.31.29, система інтерпретує її, як 12 грудня 2029'года, а якщо ввести значення 01.01.30, то - вже як 1 січня 1930 року.

Встановлену за замовчуванням критичну дату неважко змінити. Для цього відкрийте діалогове вікно Мова і регіональні стандарти, використовуючи Панель управління Windows, і перейдіть на вкладку Дата (Date). Зрозуміло, як і раніше збережеться обмеження 100-річним циклом, тому, щоб уникнути помилок і несподіванок при роботі з датами, намагайтеся при введенні року вказувати не дві, а чотири цифри.

Заповнити форму дат

Впорядковану послідовність дат в рядку або стовпці можна створити декількома способами, але простіше за все це зробити за допомогою маркера заповнення. Припустимо, в першому рядку потрібно сформувати серію дат, що починається з 1 березня 2004 року, і значення мають слідувати один за одним з інтервалом в один місяць.

Спочатку введіть у комірку А1 дату 1.03.2004 і перетягніть маркер заповнення уздовж рядка направо. Excel автоматично заповнить весь ряд, збільшуючи кожне наступне значення на один день, як показано на рис. 15.1. Після того як ви відпустите кнопку миші, на екрані з'явиться значок смарт-тега. Клацніть на ньому, щоб відкрити меню з набором додаткових команд автозаповнення (воно також продемонстровано на малюнку). Виберіть пункт Заповнити по місяцях (Fill Month), і програма вставить на лист серію дат з інтервалом в один місяць.

Мал. 15.1. Після автоматичного створення ряду дат налаштуйте його за допомогою меню смарт-тега

Якщо потягнути за маркер заповнення при натиснутій правій кнопці миші, на екрані з'явиться контекстне меню, схоже на меню смарт-тега. У ньому зібрані практично ті ж самі команди, але їх можна застосувати до виконання будь-якої операції заповнення. Якщо жодна з команд цього меню вам не підходить, клацніть на останній команді Прогрессия (Series), щоб відкрити діалогове вікно, представлене на рис. 15.2.

Діалогове вікно Прогресія дозволяє створювати різні часові серії більш складної структури, ніж звичайні ряди, одержувані за допомогою маркера заповнення. Щоб сформувати ряд дат таким способом, введіть у комірку початкову дату,

виділіть діапазон комірок, який потрібно заповнити, і виберіть в меню Правка

команду Заповнити? Прогресія (Fill? Series).

Мал. 15.2. Складні тимчасові ряди створюються за допомогою діалогового вікна Прогрессия

При роботі з-діалоговим вікном Прогресія майте на увазі наступне:

? Перемикач Розташування (Series In) дозволяє вибрати, як будуть заповнюватися виділені осередки: За рядками (Rows) або За стовпцями (Columns).

? В поле Крок (Step Value) встановлюється інтервал між значеннями. Наприклад, ввівши число 2 в полі Крок і вибравши варіант Місяць (Month) для перемикача Одиниці (Date Unit), ви отримаєте хронологічну послідовність з кроком в два місяці. Якщо ж в поле Крок ввести від'ємне значення, буде створено ряд з убутними тимчасовими значеннями.

? В поле Граничне значення (Stop Value) задається кінцева дата ряду. В цьому випадку не обов'язково попередньо виділяти точну кількість осередків - Excel заповнить потрібний діапазон автоматично. Так, щоб створити часовий ряд з 01.01.2004 по 31.12.2006, введіть опорну дату в клітинку. Потім виділіть цей осередок, відкрийте діалогове вікно Прогресія, встановіть перемикач Розташування в положення За стовпцями, а в поле Граничне значення введіть дату 31.12.2006. Натисніть кнопку ОК, і програма сформує ряд дат, заповнивши стовпець вниз, починаючи з виділеної комірки.

ДИВИСЬ ТАКОЖ

Детальніше про автозаповнення та створенні прогресій розповідається в розділі «За-

конання осередків і створення рядів даних »глави 7.

Розширення часових рядів

Розширення часових рядів легко виконати за допомогою миші. Для цього досить виділити кілька дат і потягнути в потрібному напрямку маркер заповнення. Засіб автозаповнення по виділених клітинок визначає тип ряду і відповідним чином продовжує його. Оскільки дати зберігаються як числа, Excel автоматично заповнить виділений діапазон послідовними тимчасовими значеннями, як показано на рис. 15.3.

Мал. 15.3. Всі значення праворуч від виділеної області отримані автозаповненням

Функція автозаповнення створює ряд дат навіть на підставі однієї виділеної комірки. В цьому випадку відбувається послідовне збільшення вихідного значення на одиницю. (Якщо потрібно скопіювати дату, при перетягуванні маркера заповнення слід утримувати клавішу Ctrl.) Зверніть увагу, що осередки на рис. 15.3 в рядках з 6 по 8 містять текстові значення. Однак засіб автозаповнення розпізнає текстове представлення днів тижня і місяців і змінює значення так, як якщо б вони були звичайними числами. Крім того, якщо в осередку знаходиться змішаний вміст (і текст, і число, як в рядках 4 та 5), то при автозаповнення текстова частина, яка не належить до дат, копіюється, а числа послідовно збільшуються або зменшуються, але тільки якщо вони розташовані в початку або наприкінці значення (не в середині).

ПРИМІТКА

Уже згадувана надбудова Spreadsheet Assistant надає безліч дуже корисних, які заощаджують час засобів. Вона не тільки додає в Excel підміню Assistants (Допомога) та однойменну панель інструментів, але і вставляє команди в інші меню. Так, внизу меню Вставка з'являються команди Months (Місяці) і Years (Роки), що пропонують зручний спосіб створення тимчасових рядів. В результаті вибору будь-якої з цих команд відкривається представлене нижче діалогове вікно.

Джерело: Ефективна робота: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стінсон - СПб .: Питер, 2005. - 1 088 з: мул.

на Ваш сайт.