1. Комерційні пропозиції в Бітрікс24
2. Друк комерційних пропозицій в Б24
3. Варіант 1. Доопрацювання стандартного шаблону
4. Варіант 2. Стандартний шаблон + сторонній генератор PDF
5. Варіант 3. Шаблони в Word / LibreOffice
6. Шаблонізаціі друкованих версій КП за допомогою Word / LibreOffice
7. підготовка шаблону
8. Використання шаблону в Бітрікс24
9. Труднощі в реалізації
10. Що в підсумку?
11. висновок

Підготовка комерційних пропозицій - невід'ємна частина процесу продажів. Відбулася угода чи ні - час на пресейл все одно витрачено.
При підготовці КП, найбільше часу ми витрачаємо на комунікації з клієнтом і підготовку самого документа. У першому випадку допоможе впровадження Бітрікс24 CRM, за допомогою якої спрощується взаємодія з клієнтом. А ось коли потрібно швидко зробити саме комерційну пропозицію, допоможе автоматична генерація. Саме її ми і реалізували для однієї виробничої компанії. Версію КП для друку або відправки клієнтові тепер можна отримати в 1 клік.

Комерційні пропозиції в Бітрікс24

У Б24 є спеціальна сутність - «Пропозиція». Створити її найпростіше шляхом конвертації ліда, або на підставі угоди.
Пропозиція складається з клієнта і компанії з їх реквізитами (кому продаємо) та списку товарів (що продаємо). Пропозиція можна доповнити всієї необхідної додатковою інформацією за допомогою призначених для користувача полів. Б24 веде облік стадій КП - від чернетки до затвердження або відхилення. А ще можна ставити завдання по КП, виставляти рахунки, створювати угоди і взагалі робити клієнту приємно.
Пропозиція можна роздрукувати або відправити клієнту. В обох випадках формується PDF, але ця функція сильно обмежена (див. Далі).

Друк комерційних пропозицій в Б24

У Б24 є спеціальна функція друку КП (перші дві кнопки на малюнку нижче).

«Друкувати» - відкриває в браузері друковану версію пропозиції.
«Завантажити PDF» - то ж що і «Друкувати», тільки скачується як PDF-файл.
Ось що виходить, якщо роздрукувати КП:

Зовнішній вигляд можна трохи налаштовувати: додати логотип, підписи керівників, картинку на фон, приховати стовпці таблиці ... Але кардинально щось змінити не вийде. Загалом, навіть шрифт змінити не можна. Це може стати проблемою, якщо корпоративний стиль вимагає іншого оформлення.
Ще гірше, якщо в друковану версію потрібно включити значення додаткових полів пропозиції. Наприклад, можливість розстрочки платежу і т. П.
Без доопрацювання цієї друкованої форми не обійтися. Коробковий Бітрікс24 дозволяє розробляти свої шаблони друкованих версій КП (технічно, як шаблон використовується «спосіб оплати» - дивіться настройки CRM). Робити це повинен програміст.
Розробка шаблону КП для Б24 - завдання не найпростіше. Для кнопки «друк», яка друкує через браузер все тривіально, а от створення PDF засобами Б24 дуже занадто багато роботи. А без PDF не працюватиме відправка по E-mail.
До нас звернулася виробнича компанія, яка бажає прискорити підготовку друкованих версій КП. Ключові побажання клієнта:

• можливість для компанії самостійно створювати шаблони друкованих версій КП (без програмістів),
• шрифти, поля, відступи, картинки не повинні зміщуватися при друку з різних операційних систем (Windows, Mac),
• повинна бути можливість завантажити PDF,
• заборонено модифікувати ядро ​​Б24, на виході повинен бути модуль для Бітрікс,
• не використовувати сторонні сервіси (все має відбуватися на сервері компанії).

Вирішили розробити універсальний шаблон-спосіб-оплати.
Основна ідея - можливість додати в верстку шаблону спеціальні мітки, на місце яких будуть підставлені реальні дані при друку. Цими знаками користується розробник шаблону.
Розглянули три способи реалізації такого шаблону. У кожному з них по-своєму задається верстка шаблону і мітки. Розглянемо їх докладніше.

Варіант 1. Доопрацювання стандартного шаблону

Очевидним мінусом є необхідність низкоуровневой генерації PDF.
Витрачати десятки годин на вивчення специфікації формату PDF дорого обійдеться клієнтові. Варіант відразу не підходить.

Варіант 2. Стандартний шаблон + сторонній генератор PDF

Зовсім не обов'язково робити як в Б24. Для генерації PDF можна використовувати сторонню бібліотеку, наприклад, mPDF.
Використовуючи стандартний редактор Бітрікс, адміністратор створює HTML-шаблон комерційної пропозиції. У текст шаблона додаються т. Н. підстановки (спеціальні конструкції, які будуть замінені на реальні дані при друку).
Приблизно так:

Адміністратор додає спосіб оплати, вибирає розроблений нами обробник і вказує шлях до шаблону.
Тепер, якщо натиснути кнопку "Друкувати", то Б24 спочатку пропонує вибрати шаблон:

Після цього обробник способу оплати замінює підстановки на дані з пропозиції Б24 і віддає готовий для друку документ. наприклад:

При натисканні на кнопку "Завантажити PDF" отриманий документ буде перетворений в PDF за допомогою бібліотеки mPDF.
Однак є і проблеми.
По-перше, PDF сильно відрізняється від HTML-версії. Чи не зберігаються розміри шрифтів, полів, некоректно розташовуються деякі елементи, які повинні бути точно позиціоновані. Якщо необхідно згорнути роздруковане КП і вкласти в конверт з прозорими віконцями так, щоб адреси відправника і одержувача виявилися на своїх місцях, то нічого не вийде.
По-друге, без досвіду верстки створити шаблон, який веде себе однаково і в HTML і в PDF, неможливо.
Підведемо підсумок.
плюси:

• прості шаблони можна створити без програміста;
• є візуальний редактор шаблону;
• не потрібно багато часу на створення простого шаблону (приблизно як створення сторінки на сайті у Бітрікс).

мінуси:

• шаблон зі складною версткою конвертується в PDF з непередбачуваними помилками, потрібен, як мінімум, верстальник, щоб все запрацювало.

Під «складною» версткою розуміються всі випадки, які працюють в HTML, але не працюють в mPDF.
В результаті така конвертація в PDF визнана незадовільною.

Варіант 3. Шаблони в Word / LibreOffice

Генерація друкованої версії в HTML не критична, можемо відмовитися і залишити тільки PDF.
Шаблони КП створюються в текстовому редакторі (LibreOffice або Word). Це дозволяє точно позиціонувати елементи на сторінці і зменшити ймовірність їх випадкового зсуву. На виході - шаблон у форматі DOCX, все з тими ж мітками.
Клієнту зручно використовувати звичну офісну програму.
Цей варіант виявився найбільш виграшним. Розглянемо його докладніше в наступному розділі.

Шаблонізаціі друкованих версій КП за допомогою Word / LibreOffice

Загальний процес:

підготовка шаблону

Адміністратор створює шаблон в Word або LibreOffice, розмічає його підстановками виду $ {назва поля}. Обмежень за складністю верстки немає. Потрібно лише дотримуватися правила - не можна «розривати» підстановки (наприклад, не можна вставляти переноси рядків в назву поля).

Які підстановки можна розміщувати в шаблоні? Їх дуже багато:

• штатні і призначені для користувача поля поля пропозиції,
• штатні поля реквізитів компаній і контактів,
• штатні і призначені для користувача поля пов'язаних сутностей: лидов, угод, рахунків, співробітників, контактів, компаній, і їх поля рекурсивно.

В середньому, до використання доступні дані з декількох сотень полів.
Іншими словами - друкувати можна все.
Якщо поле є множинним, то для нього створюються три заміни:

• значення через кому,
• значення нумерованим списком,
• значення маркованих списком.

Облікові дані (товари) можуть бути виведені у вигляді таблиці довільної конфігурації. Тільки поле «Найменування» обов'язково - той рядок таблиці, в якій воно знаходиться, буде скопійована стільки раз, скільки елементів в списку.
Запам'ятати назви полів складно, тому був розроблений додатковий інтерфейс, який виводить всі можливі підстановки. Він викликається кнопкою «Друк».

Далі шаблон потрібно зберегти в форматі DOCX і завантажити на сайт в будь-який зручний місце (бажано, закрите від публічного доступу).

Використання шаблону в Бітрікс24

Адміністратор повинен створити спосіб оплати і вибрати обробник CustomQuote, в настройках вказати шлях до шаблону.

Тепер менеджер може отримати друковану версію КП шляхом натискання на кнопку «Завантажити PDF».
За допомогою бібліотеки PhpWord відбувається підстановка даних з пропозиції. На виході - КП в форматі DOCX.
За допомогою unoconv (серверний конвертер документів LibreOffice) відбувається перетворення отриманого DOCX в PDF. Цей файл передається користувачеві для друку або відправки по електронній пошті.

Труднощі в реалізації

В ході розробки з'ясувалося, що PhpWord не дозволяє додавати списки (нумеровані, марковані) в якості підстановки.
Було реалізовано компромісне рішення. Для нумерованих списків до кожного елементу додається текст ".", А для маркованих - спеціальний UTF-символ "Bullet". Це, звичайно, не дає можливість налаштувати відступи в списках, зате дозволяє їх вивести.

Що в підсумку?

Припустимо, є заповнений пропозицію в Б24.
Щоб створити друковану версію в вигляді текстового документа, менеджер повинен взяти офіційний шаблон (якщо він є), скопіювати з Б24 дані клієнта, список товарів з цінами (і не помилитися в цифрах), вписати додаткову інформацію та місця для підпису керівниками. На це піде від 20 хвилин.
З модулем автоматичної генерації - не більше п'яти хвилин.
З ростом числа лидов ця різниця збільшується. Якщо порахувати витрати часу на механічне заповнення шаблону КП і його редагування, то сума виходить значною.
Нехай в компанії з 100 співробітників 20 - займаються продажами. Кожен з них, в середньому, готує 4 КП в день - це 1600 КП в місяць (20 співр. * 4 КП * 20 раб. Дн.). Нехай навіть 1000 КП. На їх підготовку потрібно 300 годин на місяць, за умови, що на одне КП йде 20 хвилин. З нашим модулем на той же обсяг КП піде 70 годин (5 хвилин на КП).
Якщо середня вартість години роботи вашого співробітника 500 р. (Зп 50 000 р., 120 ефективних годин роботи в місяць плюс оренда приміщень), то за місяць ви будете економити 100 000 р.
Крім того, з нашим модулем керівництво може бути впевнене в правильності КП. Це досягається за рахунок того, що менеджер отримує готовий PDF, який він не може змінити.

висновок

, Глибоко інтегрованих в бізнес Замовника. Це зниження витрат на роботу з клієнтами, зростання продажів і автоматизація процесів.

ИнтерВолга - компетентний веб-інтегратор . Ми можемо вирішити всі завдання веб-інтеграції власними силами. більшість наших проектів - комплексні, інтеграційні.

Наш принцип: приносити користь бізнесу клієнта за рахунок осмисленого застосування веб-технологій.

Ми допомогли клієнту в п'ять разів зменшити витрати часу на підготовку друкованих версій КП. Це економить близько 100 000 р. в місяць, якщо перерахувати в грошах.

Зазвичай ми починаємо підготовку інтеграційного проекту з проведення стратегічного SWOT-аналізу інформаційних систем і рекламних кампаній Замовника.

Залиште заявку на консультацію .

Якщо ви чітко бачите мета, залиште заявку на обговорення інтеграційного проекту .

впровадження Бітрікс24 доопрацювання Бітрікс24

Оцініть статтю: