1. Навіщо переходити на електронну звітність?
2. Які переваги електронної звітності, перед традиційним паперовим шляхом подачі звітів:
3. Що необхідно для подання звітності в електронній формі?
4. При виборі програми для подачі електронної звітності слід звернути увагу на наступні дані про неї:
5. Таблиця * «Порівняння програмного забезпечення для здачі електронної звітності»
6. Назва
7. Як почати працювати з електронною звітністю?
8. Як почати обмінюватися електронними документами?
9. Висновки:

Навіщо переходити на електронну звітність?

Час йде, і прогрес не стоїть на місці. Якщо вчора нам доводилося вистоювати в виснажливих чергах до податкової або пенсійний фонд, щоб подати звітність, то сьогодні, це робить за нас програмне забезпечення всього за 5 хвилин. Ще кілька років тому сама тільки ідея здачі звітів в електронному вигляді була фантастикою і не викликала довіри, сьогодні ж це доступно кожному.

Зараз у платника податків є вибір - подавати звіт в електронному вигляді в режимі онлайн , Або по-старому віднести його самостійно в контролюючі органи. Завжди приємно усвідомлювати, що є вибір, але вже з нового року деякі платники податків цього вибору будуть позбавлені, так як законодавство з 2015 року зобов'язує платників податків подавати податкову звітність з податку на додану вартість (ПДВ) виключно в електронному вигляді.

Найцікавіше, що в подальшому, відповідно до Закону, необхідно виписувати податкові накладні (ПН) тільки в електронному вигляді та обмінюватися ними з контрагентами, що автоматично тягне за собою вже не тільки електронну звітність, а й електронний документообіг.

Умовні позначення:

податкові накладні ЄРПН єдиний реєстр податкових накладних ПО програмне забезпечення SaaS програмне забезпечення як послуга АЦСК акредитований центр сертифікації ключів ЕЦП електронний цифровий підпис УКРІНФОРМ державна фіскальна служба (Податкова, міндоходов) ПФУ пенсійний фонд України ФСС фонд соціального страхування ПДВ податок на додану вартість

Виходячи з вищевикладеного, є всі передумови того, що незабаром всі платники податків без винятку, будуть змушені перейти на електронний документообіг. Так як обмін електронними податковими, вимушено приведе до електронного обміну та іншими первинними документами між контрагентами. Кожен бухгалтер може сягнути спрощення своєї роботи і взаємодії зі своїми постачальниками і покупцями. Адже вкрай незручно, одні документи виписувати в паперовому вигляді, а інші тільки в електронному. Це відразу ставить нас перед новими проблемами, як зберігати електронний архів, як здійснювати взаємодію з контрагентами і т.д.

Якщо з подачею звітності в електронному вигляді знайомі вже багато бухгалтера і підприємці, то з електронним документообігом працювали далеко не всі. Але як то кажуть, не будемо «заглядати» наперед, тим більше що до реального документообігу в рамках країни нам ще дуже далеко, почнемо з малого. Ми спробуємо коротко поглянути, яке програмне забезпечення є для подання звітності та має «задатки» документообігу.

Які переваги електронної звітності, перед традиційним паперовим шляхом подачі звітів:

• Економія часу. Через інтернет можна здавати звітність не тільки в податкову службу, а й до фондів страхування і статистику. Вам не потрібно їздити в податкову службу, щоб здати документи на паперовому носії, все це можна робити, не відходячи від свого комп'ютера;
• Вибір часу здачі звітності, наявність додаткового часу. Якщо звітність в паперовому вигляді можна подати тільки в робочий час, то при подачі в електронному форматі, можна подати у зручний для Вас час, хоч в 12 ночі;
• Наявність додаткових можливостей в програмі (підказок, нагадувань, консультацій). Вбудований календар бухгалтера вчасно підкаже терміни, в які необхідно надати ті чи інші звіти, нагадає про сплату податків. Автоматична перевірка звітності не дозволить допустити зайвих арифметичних помилок і зробить попередню камеральну перевірку, і т.д .;
• Постійні оновлення. Гарне програмне забезпечення або веб-ресурс постійно оновлюють свій функціонал для роботи з документами, а також додають нові бланки звітності, стежать за їх актуальністю та відсутністю помилок. Тобто Вам вже не потрібно вишукувати нову версію звіту, за Вас це зробить технічна підтримка. У Вас завжди будуть під рукою найостанніші бланки звітності та будуть враховані всі необхідні вимоги до заповнення всіляких форм звітів;
• Оперативний контроль стану і якості здачі звітності. Електронне подання звітності дозволяє оперативно отримати інформацію про те, що звіт прийнятий або не прийнятий і з якої причини, тобто коли Ви допустили помилку або подали звіт в невстановлені терміни і т.д. Це дозволяє вчасно перездати звітність, виправити помилки. Така можливість практично незамінна для користувачів, які тільки починають самостійно складати звітність;
• Доступна вартість програми. Вартість програм різна і варіюється від функціоналу, надання ресурсів і якості оновлення, але в цілому вона доступна користувачам, у яких є вибір ціна-якість;
• Автоматичне формування електронного архіву. Кожне ПО формує по-своєму архів електронних копій звітів, квитанцій та інших електронних документів. Це дозволяє забезпечити збереження електронної звітності та документації, а також квитанцій про її здачі;
• Формування в програмі іншої електронної документації. Деякі програми забезпечують можливість формування електронної первинної документації в програмі, що дозволяє непомітно і поступово переходити на повний електронний документообіг, а так само створює додаткові зручності користувачу.

Які недоліки програм для здачі електронної звітності:

• За здачу звітності через інтернет потрібно платити. Програми по здачі звітності через інтернет в основному платні. Хоча деякий обмежений функціонал все ж доступний для безкоштовного подання звітності. Але за інтернет в будь-якій випадку доведеться платити;
• Існують ризики несвоєчасної здачі звітності через можливі проблем, як в роботі інтернету, так і в самому ПО. Тут все просто - немає інтернету - звітність через інтернет не подаси;
• Деякі програми потрібно оновлювати самостійно. Оновлення програм справа не стільки витратне, скільки вимагає уваги. Слід пам'ятати, що звітність краще не здавати за допомогою застарілої програми, оскільки підвищується ризик помилок або подання звіту в застарілій формі. Як правило, програма сама нагадає про оновлення і «сама» може провести оновлення, головне слідувати її підказкам.
• Робота з різними ключами АЦСК. Існує ряд проблем в тому, що різні програми воліють працювати з ключами певних АЦСК, і за часту, існує ряд обмежень в функціональності ПО при роботі (накладення підпису на документ) з «непрофільними ключами».
• Зберігання архіву електронної документації. Кожен, хто використовує електронну звітність, повинен зберігати електронний архів. У разі перевірки, мати можливість надати необхідні документи, з квитанціями, в електронному, або в паперовому вигляді, перевіряючим.

Як віддавати електронні документи на перевірку податкову службу?

Але що ж робити в разі податкової перевірки? Як надавати податкову службу відомості з електронної програми? При виїмці державними органами можуть вилучатися оригінали електронних документів. У цьому випадку документи надаються в наступному порядку:

1. Електронні документи записуються на компакт-диск з можливістю одноразового запису (носій типу CD-R або DVD-R). Відповідно до статті 7 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом.
2. На інший носій типу CD-R записується надійний засіб ЕЦП - програмне забезпечення, призначене для підписання і перевірки ЕЦП і має позитивний експертний висновок за результатами державної експертизи.
3. Електронні носії передаються представникам державних органів. Після цього вони можуть перевірити підписи в електронних документах за допомогою надійного засобу ЕЦП. Засіб ЕЦП вони можуть встановити з переданого носія або отримати у розробника.

Якщо при виїмці державні органи повинні отримати тільки копії електронних документів, то документи надаються в наступному порядку:

1. Електронні документи роздруковуються на папері.
2. Паперові копії завіряються підписом керівника підприємства і печаткою в порядку, встановленому для паперових документів. Відповідно до статті 7 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» копією електронного документа на папері є візуальне подання його на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством.
3. Завірені копії документів передаються представникам державних органів.

Що необхідно для подання звітності в електронній формі?

По перше. Придбати електронний сертифікат.

Все досить просто, Вам необхідно отримати або придбати електронні сертифікати в будь-якому з Акредитованих центрів Сертифікації Ключів (АЦСК):

Увійшовши на сайт будь-якого з сертифікаційних центрів, Ви отримаєте повну інформацію про те, що необхідно, і як отримати електронні сертифікати.

Необхідно отримати сертифікати на підпис посадової особи, який підписує і якщо є печатка, то і сертифікат на друк.

Наприклад. Якщо фізична особа-підприємець має печатку, йому необхідно отримати два сертифікати, якщо ж немає печатки, тоді відповідно один. Цього буде достатньо для «підписання» звітів або документів.

По-друге. Вибрати яке програмне забезпечення використовувати для подачі електронної звітності.

Вам знадобиться спеціальна програма, яка дозволить Вам підписувати електронними сертифікатами звітність або іншу документацію і відправляти в контролюючі органи.

Вам може здатися, що це досить складний процес, але насправді все досить просто. Самі програми для здачі звітності дуже нагадують програми електронної пошти c тією лише різницею, що при відправці здається звітності, необхідно підписати звіт за допомогою електронного цифрового підпису (ЕЦП). Своєю суттю порушують, яку багато хто з вас використовують, працюючи в клієнт-банку.

При виборі програми для подачі електронної звітності слід звернути увагу на наступні дані про неї:

• З якими електронними сертифікатами, який з АЦСК може працювати ПО - головна помилка багатьох, спочатку виходять / купуються сертифікати, а вже потім дивляться, а що ними можливо підписати і в які контролюючі органи можливо подати звіти, тому радимо почати з вибору ПО;
• В які органи підтримується надання звітності;
• Зручність підключення і установки - обов'язково перед вибором, скачайте і встановіть або зареєструйтеся на Веб-порталі оператора, і спробуйте попрацювати;
• Технічна підтримка, доброзичливість тех.операторов, своєчасність оновлення ПЗ (веб-ресурсу) - просто зателефонуйте і запитайте які Вас цікавлять, почитайте відгуки на форумах;
• Цінова політика, з урахуванням наявності додаткових сервісів і доцільності їх придбання;
• Зручність користування, необхідний Вам функціонал, оптимальність інтерфейсу;
• Дізнайтеся, як ведеться електронний архів, чи можливо його перенести на інший комп'ютер, або завантажити з веб-порталу - це один з найважливіших пунктів, чи зможете Ви в подальшому їм користуватися або надати, наприклад, в податкову службу.

Яка програма для подання звітності краще?

Відповідати на це питання ми не будемо, так як це буде наше суб'єктивна думка, ми просто надамо наш огляд, а Ви вже вибирайте, що Вам підійде.

Що ж може запропонувати нам ринок даних програмних продуктів?

У даній статті ми виділили кілька програм для здачі звітності в електронному вигляді:

• Безкоштовне ПЗ - надано Державної фіскальною службою України:

• Комерційні, платні:

З безкоштовних програм ми представили в таблиці тільки «Спеціалізоване клієнтське програмне забезпечення для формування та подання звітності в« Єдине вікно подання електронної звітності ».

Через обмежену функціоналу, і слабкою технічної підтримки - «Електронний кабінет платника податків» ми не включали в таблицю «Порівняння ПО для здачі електронної звітності». Але зупинимося коротко на сервісі:

«Електронний кабінет платника податків» - це персональне автоматизоване робоче місце платника, працювати в якому він може без використання спеціально встановленого клієнтського додатку.

Електронний кабінет захищений, персоналізованих і безпечним електронним сервісом, який надає безконтактні способи взаємодії платників податків і Міністерства доходів і зборів з використанням сучасних інформаційно-комунікаційних технологій.

За допомогою даного сервісу платник податків має можливість:

• підготувати, заповнити та надіслати податкову звітність в електронному вигляді;
• переглядати дані про стан розрахунків з бюджетом (картки особових рахунків);

Увійти в даний сервіс може будь-який платник податків, маючи сертифікати АЦСК ІДД Міндоходов. Унікальність і цінність даного сервісу в тому, що можливо швидко ознайомиться зі станом розрахунків з бюджетом, а також переглянути всі здані звіти в податкову. Дуже шкода, що даний сервіс зупинився в розвитку.
* На даний момент сервіс знаходиться в тестової експлуатації, тому може працювати не коректно!

Решта програмні продукти є комерційними. Законодавство надає вибір використовувати будь-яку програму на розсуд користувача.

Таблиця * «Порівняння програмного забезпечення для здачі електронної звітності»

Порівняння ПО зображено в стилі інфографіки, для детального перегляду розгорніть опис, потім натисніть на картинку для її збільшення

Назва

сайт виробника

опис ПО

Розгорнути опис MEDoc IS,
переваги, недоліки >> Арт-звіт плюс

Розгорнути опис Арт-Звіт плюс,
переваги, недоліки >> iFin Розгорнути опис iFin,
переваги, недоліки >> З-Звіт Розгорнути опис 1C-Звіт,
переваги, недоліки >> Taxer

Розгорнути опис Taxer,
переваги, недоліки >> Соната

Розгорнути опис Соната,
переваги, недоліки >> єдине вікно

Розгорнути опис Єдине вікно,
переваги, недоліки >>

На сьогодні ми бачимо досить непоганий арсенал програмного забезпечення на будь-який смак і необхідний функціонал по подачі електронної звітності.

Вибір залишається за Вами!

Ознайомившись з вищевикладеним матеріалом, Ви бачите, що плюсів електронної здачі звітності значно більше ніж мінусів.

Програми досить різні за функціоналом, кожен зможе знайти необхідне для себе, будь то підприємець або професійний бухгалтер . Головне, треба визначитися, який функціонал Вам буде достатній, щоб не переплачувати за непотрібні функції.

Як почати працювати з електронною звітністю?

Отже, Ви визначилися з програмою, придбали, і встановили її, або зареєструвалися на веб-ресурсі, отримали електронні сертифікати в одному з акредитованих центрів сертифікації ключів. Виникло закономірне питання: що далі робити, як здавати звітність?

Для відправки першого електронного звіту до податкової служби (Державну фіскальну службу України) необхідно виконати наступні три кроки:

• Укласти договір з податковою службою про визнання електронних документів (з вашої податковою інспекцією). Такий договір готується в електронному форматі, підписується електронними ключами і направляється до податкової служби. Обов'язково дочекатися квитанцій про підписання договору.
• Скласти необхідний звіт, накласти на нього необхідні електронні підписи і направити в податкову службу. Дочекатися квитанції про здачу звітності.

Все, звіт зданий! Просто і швидко.

Як почати обмінюватися електронними документами?

На сьогоднішній день не в усіх програмах можливий електронний документообіг з контрагентами, а тільки в деяких. Якщо Ви обрали програму яка підтримує цю функцію, то до Вашої уваги представляємо кілька кроків, які допоможуть Вам почати обмінюватися електронними документами з контрагентами:

1. Переконайся в наявності у Вас возможности обміну електронними документами (така можлівість є в Medoc IS, 1СЗвіт и iFin EDI)
2. З'ясуйте, чи є у Вашого контрагента можлівість обміну електронними документами.
3. Надішліть своим контрагентам лист-запрошення обмінюватіся всіма ПЕРВИННА документами в електронній виде *

* Такоже Рекомендуємо Додати в договір зі своим контрагентом пункт про нову схему обміну ПЕРВИННА документами. Найбільш Поширення варіант: Сторони Погоджують використовуват при здійсненні своєї ДІЯЛЬНОСТІ електронні документи та призначення для цього електронного цифрового підпісу (далі - ЕЦП). Сторони визнають будь-які документи, складені і надані будь-якою Стороною іншій в електронному вигляді із застосуванням ЕЦП засобами телекомунікаційного зв'язку або на електронних носіях, як оригінали, які мають юридичну силу. Сторони визнають, що ЕЦП за правовим статусом прирівнюється до власноручного підпису (печатки) Постачальника і Покупця в разі, якщо:

• особистий ключ підписувача відповідає відкритому ключу, зазначеному в сертифікаті;
• ЕЦП підтверджено з використанням посиленого сертифіката ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису.

Висновки:

Вибираючи для себе програмне забезпечення по електронної звітності , Пам'ятайте, що найкращим буде вважатися той, який максимально знижує можливість помилки при складанні звітів, гарантує конфіденційність даних і легко інтегрується з діючими у Вас на підприємстві системами бухгалтерського обліку, має зрозумілий інтерфейс, не вимагає істотних зусиль по його освоєнню. Базовий функціонал всіх перерахованих програм практично не відрізняється один від одного. Всі вони формують Вашу податкову звітність згідно з актуальним вимогам податкової служби, накладають цифровий підпис і дозволяють відправляти її по інтернету.

Істотно, програмне забезпечення відрізняється такими критеріями:

• Кількість підтримуваних звітів, які можливо здавати в різні держоргани;
• Можливість подавати звіти до контролюючих органів:
• підприємцям;
• комерційним і неприбутковим організаціям;
• Гос.організаціям;
• Підтримка роботи з різними ключами різних АЦСК;
• Підтримка документообігу;
• Можливість імпортувати / перенести дані з іншого ПО;
• Додатковий функціонал (нарахування зарплати, ведення складу, автоматичне заповнення декларацій на підставі первинних документів, календар бухгалтера, нагадування про сплату податків і т.д;

На сьогодні, явним лідером за такими критеріями як: кількість і різноманіття підтримуваних звітів які можна відправити до контролюючих органів, підтримка функціоналу документообігу, можливість подавати звіти ФОП, комерційним і неприбутковим організаціям, Гос.організаціям, є Medoc IS.

На сьогодні, Medoc IS і 1СЗвіт, є єдиними програмами, які підтримують функції документообігу. Дозволяють відправляти до контрагента підписані первинні документи і НН, а також дозволяють отримувати від контрагентів документи, квитанції і розшифровувати їх. Тобто дозволяють обмінюватися електронною документацією.

У зв'язку з цим, рекомендуємо бухгалтерам, які працюють з податковими накладними, задуматися над покупкою однієї з цих програм, це дозволить Вам обмінюватися електронними НН. Хоча звичайно, до нового року ще далеко, і розробники решти ПО можуть встигнути впровадити в свої програми функції повноцінного документообігу.

Істотні недоліки, на які хотілося б звернути Вашу увагу:

• Існує серйозний недолік в реалізації документообігу в Medoc IS і 1СЗвіт. Обмін електронними документами, можливий, тільки за умови, що у контрагента встановлено той же ПО, що і у Вас. Тобто Medoc, або 1СЗвіт, і сертифікати ЕЦП того ж АЦСК, що і у Вас (на даний момент обмін можливий тільки для сертифікатів АЦСК Україна).
• Однією з головних проблем функцій документообігу - це сумісність різного програмного забезпечення по електронним цифровим ключам і можливість відкривати (розшифровувати) документи з різних існуючих програм звітності, тобто можливість відкривати документи від своїх контрагентів;
• Кожна програма створює «свій» електронний архів документів (звітів), який ніяк не сумісний з архівами інших програм або веб-ресурсів. З цього, існує проблема перенесення даних з однієї програми в іншу. Тобто якщо бухгалтер «захотів» з якихось об'єктивних чи суб'єктивних причин перейти на інше програмне забезпечення для подання звітності, виникає питання спадкоємності і подальшого зберігання документів. На даний момент виникає ситуація, що необхідно зберігати архіви в різних програмах. Например. Якщо Ви працювали в «АртЗвіт Плюс», і у Вас накопичився архів зданих звітів і квитанцій, а тепер Ви хочете перейти на MEDoc IS, Вам доведеться створити новий архів документів, а старий зберігати, але доступ до нього буде обмежений політикою ліцензування програми.

Ми провели досить спрощений огляд продуктів, призначений лише для ознайомлення з основним функціоналом програмного забезпечення для електронної звітності. Багато технічні нюанси програм в нашій статті не порушені, так як, це не технічний огляд продуктів.

Сподіваємося, що наданий огляд був корисний для Вас.

Якщо у Вас виникли труднощі зі здачею звітів через електронну програму, Ви завжди можете звернутися за допомогою до фахівців нашої компанії. Ми допоможемо Вам сформувати і здати звіт в будь-який час і в найкоротші терміни.

Висловлюємо свою подяку:

Автору статті Ірин е Савко.

Євгену Колпакову за допомогу в тестуванні програмного забезпечення та складанні таблиці порівняння ПО.

Читайте також статті на схожу тему: