1. по видатках
2. розбивання витрат
3. За авансовими платежами

BILLmanager має функцію створення актів виконаних робіт. Кожен акт відображає скільки коштів витратив клієнт і на які послуги.

Акт може бути створений на підставі:

• Сплачених (закритих платежем) витрат клієнта. Створення актів провайдер запускає вручну.
• Авансових платежів клієнта. Акти створюються автоматично, після зарахування кожного авансового платежу.

Провайдер може вказати тип генерації актів для всіх платників за замовчуванням: Провайдер → Глобальні налаштування → блок Робота з платниками → поле Тип генерації актів.

Також, провайдер має можливість вказати окремий тип генерації актів для кожного платника: Клієнти → Платники → Змінити → поле Тип генерації актів:

Доступно чотири способи створення:

• По видатках після оплати - акти створюються на основі оплачених витрат. Якщо в системі є частково оплачені витрати, то акт буде створений тільки на оплачену частину;
• Автоматично за авансовими платежами - акти створюються автоматично, після зарахування кожного авансового платежу;
• По неоплачених витрат - акти створюються на основі неоплачених видатків. Якщо в системі є частково оплачені витрати, то буде створено два акти: по одному на оплачену і неоплачену частини витрат. Якщо у клієнта кілька платників, то акт буде створений для платника з найменшим ідентифікатором (кодом);
• По неоплачених і оплаченим витрат - акти створюються на оплачених і неоплачених видатків. Якщо в системі є частково оплачені витрати, то буде створений один акт на повну суму витрат.

Щоб сформувати акт виконаних робіт, необхідно забезпечити такі умови:

• в настройках компанії повинен бути обраний шаблон акту. Провайдер → Компанії → Змінити → блок Налаштування друку документів → поле Шаблон акту;
• метод оплати повинен бути підключений до компанії. Провайдер → Методи оплати → Компанії;
• в настройках компанії повинні бути заповнені всі поля;
• для країни має бути включено використання актів виконаних робіт. Довідники → Країни → Змінити → поле Типи документів.

по видатках

Акти виконаних робіт генеруються по оплаченим або неоплаченим витрат. Якщо витрата оплачений частково, то в документ потрапить тільки оплачена частина. Найменування послуг в акті формується на.

Акти на основі витрат провайдера необхідно генерувати вручну. Як правило, це робиться в перший день місяця. Генерація актів запускається в розділі Фінанси → Акти вип. робіт → Створити:

• Статус - статус створюваних актів. Може приймати два значення:
  • Попередній - проміжний акт виконаних робіт. Такі акти доступні тільки провайдеру;
  • Створено - кінцевий акт виконаних робіт. Такі акти доступні як провайдеру, так і клієнта.
• Компанія - компанія для якої будуть згенеровані акти виконаних робіт;
• Платники - конкретний платник або група платників, для яких необхідно створити документи;
• Дата акту - дата виставлення акту виконаних робіт;
• Період створення акта (витрати с / по дату) - проміжок часу, за який необхідно згенерувати акти. Всі витрати, що потрапляють в цей період, будуть включені в акти виконаних робіт. Витрати, закриті актом, повторно в документ не включаються. Як періоду генерації актів рекомендується вказувати останні кілька (2 або 3) місяців.

розбивання витрат

Коли клієнт замовляє послугу на кілька місяців, він оплачує відразу весь період, відповідно, в системі створюється один витрата. Це може бути незручно провайдеру з точки зору ведення бухгалтерії - потрібно не один акт за весь період дії послуги, а кілька помісячних актів. Для таких ситуацій, в BILLmanager є опція Розбивати витрати по місяцях. Вона активується окремо для кожного типу продуктів: Продукти → Типи продуктів → Змінити → поле Розбивати витрати по місяцях

Кожен витрата має дві дати: фактична дата списання коштів і дата надання послуги. Коли ця опція активна, при покупці або продовження послуги більш ніж на 1 місяць, формується кілька витрат, у яких фактична дата збігається, а дата надання послуги відрізняється. Акти виконаних робіт генеруються за датою надання послуги.

За авансовими платежами

Такі акти автоматично виписуються після зарахування платежу. Як опису робіт використовується призначення платежу. Детальніше про авансові платежі і призначення платежу .