Що ви навчитеся робити, подивившись це відео?

У цьому відеоуроці ми детально розглянемо процес створення таблиць бази даних в MS Access 2007.

Опис відео:

В одному з попередніх уроком ви ознайомилися з створенням таблиць баз даних в MS Access 2003 і раніших версій . У цьому уроці ми розглянемо особливості процесу створення таблиць в MS Access 2007.

Інформація в базі даних MS Access зберігається в таблицях. Таблиці являють собою сукупність стовпців і рядків. Стовпці таблиць називаються полями, а рядки - записами. Перелік назв полів таблиці із зазначенням типів даних, які в них зберігаються називається структурою таблиці.

Кожен запис таблиці містить дані про якомусь одному об'єкті, наприклад, в таблиці «Договір» кожен запис містить дані про один договорі. У полях таблиці представлені основні атрибути договору: номер договору, дата укладення, код покупця і сума договору. Вся база даних може містити безліч таблиць, в нашому прикладі в базі даних є таблиці «Покупець», «Накладна», «Товар» і так далі.

Розробка таблиць, визначення їх структури та зв'язків між ними - це і є процес створення бази даних. Створення таблиці складається з двох етапів. На першому етапі визначається структура таблиці: склад полів, їх імена, тип даних, ключі, індекси та інші властивості полів. Другий етап - це заповнення полів таблиці записами даних.

У MS Access 2007 Створення таблиці може виконуватися в одному з двох режимів. Перший - це режим Таблиці, для переходу в який досить зробити подвійний клік на назві таблиці в області переходів. Другий - це режим Конструктора, для переходу в який треба викликати контекстне меню правою кнопкою миші на назві таблиці в області переходів, і вибрати команду «Конструктор».

Конструктор для кожної таблиці дозволяє повністю визначити її структуру, оскільки містить перелік імен і типів даних полів таблиці, а також всіх інших властивостей полів.

Для прикладу створимо нову базу даних, для цього в меню виберемо «Створення», а на стрічці кнопку «Таблиця». При цьому створюється нова порожня таблиця з ім'ям «Таблица1» і відкривається в області документів режимі Таблиці, одночасно в головному меню з'являється вкладка «Режим таблиці», а її вміст відкривається на стрічці.

Якщо в меню вибрати «Створення», а на стрічці «Конструктор таблиць», то нова «Таблица1» відкривається в режимі Конструктора. Конструктор найбільш зручний для створення структури таблиці, вказівки типів даних і інших властивостей полів.

Якщо в меню вибрати «Створення», а на стрічці «Шаблони таблиць», то створюється нова таблиця з уже заданою структурою, відповідно шаблоном.

Розглянемо послідовність дій при створенні таблиць на прикладі бази даних «Поставка товарів». Спочатку створимо нову базу даних за допомогою кнопки «Офіс», «Створити», вкажемо ім'я нової бази «Поставка товарів - приклад». В результаті відкривається перша порожня таблиця нової бази з ім'ям «Таблица1».

Почнемо зі створення таблиці «Товар», для цього перемкнемося в режим Конструктора. При переході в цей режим з'явиться запит імені нової таблиці, де вкажемо ім'я «Товар». Створимо структуру таблиці «Товар», перше поле «Код_Тов» (код товару) буде ключовим з типом даних «Текстовий». Аналогічно введемо інші поля і їх тип даних. Зазначимо також додаткові властивості полів таблиці. Для кожного поля задамо його довжину (це впливає на обсяг бази даних) і підпис.

Для поля «Код_Тов», яке є ключовим, встановимо параметр «Обов'язкове поле» = «Так», то є це поле обов'язково заповнювати.

Для поля «Ціна» вкажемо тип «Грошовий», задамо «Число десяткових знаків» = 2 і «Умова на значення» - це перевірка правильності введення даних. Для поля «Ціна» умова задамо так «> = 0 And <= 35000» (що означає 0 <= ціна <= 35000).

Для поля «Ставка ПДВ» вкажемо «Формат поля» = Процентний і поставимо умову «> = 0 And <= 0.35» (що означає 0 <= Ставка_НДС <= 35%).

Умови в MS Access 2007 зручно створювати через «Будівник виразів», що викликається після натискання кнопки з трьома крапками в полі введення умови. При завданні умови потрібно ввести також повідомлення про помилку, яке підкаже користувачеві, як правильно ввести дані в поле.

Після створення структури таблиці перемкнемося в режим Таблиці за допомогою кнопки «Режим» зліва на стрічці, і подивимося, як вона виглядає в табличному вигляді. При цьому на запит збереження таблиці відповімо «Так».

Відзначимо також, що визначати і змінювати структуру таблиці можна не тільки в режимі Конструктора, а й в режимі Таблиці. Для додавання нового поля потрібно вибрати стовпець «Додати поле» (крайній праворуч), потім, двічі клацнувши на назві цього стовпчика, ввести потрібне ім'я поля. Тип і формат даних поля можна визначити на стрічці в групі «Форматування і тип даних» в меню «Режим таблиці». У цій же групі стрічки можна задати і інші властивості поля. Вставити нове поле можна в будь-якому місці таблиці. Для цього потрібно викликати контекстне меню на імені поля, перед яким потрібно вставити новий, і вибрати команду «Вставити стовпець».