1. ВПР
2. створення діаграм
3. Функції ЯКЩО і ЕСЛІОШІБКА
4. Зведена таблиця
5. Зведена діаграма
6. миттєве заповнення
7. Швидкий аналіз
8. Power View
9. Умовне форматування
10. Транспонування стовпців в рядки і навпаки
11. Найважливіші комбінації клавіш

ANTHONY DOMANICO. 11 tricks for Excel power users. PCWorld, травень 2014.

Знання цих функцій - від зведених таблиць до Power View - допоможе вам влитися в ряди фахівців з електронних таблиць.

Користувачі Microsoft Excel діляться на дві категорії: представникам першої абияк вдається справлятися з маленькими табличками, а ті, хто відносяться до другої, вражають колег складними діаграмами, потужним аналізом даних і чарами ефективного застосування формул і макросів. Одинадцять прийомів, які ми розглянемо в цій статті, допоможуть вам стати повноправним членом другої групи.

ВПР

Функція ВПР допомагає зібрати дані, розкидані на різних аркушах або зберігаються в різних робочих книгах Excel, і розмістити їх в одному місці для створення звітів і підрахунку підсумків.

Припустимо, ви оперуєте товарами, що продаються в роздрібному магазині. Кожному товару зазвичай присвоюється унікальний інвентаризаційний номер, який можна використовувати в якості сполучної ланки для ВПР. Формула ВВР шукає відповідний ідентифікатор на іншому аркуші і підставляє звідти в вказане місце робочої книги опис товару, його ціну, рівень запасів і інші дані.

Вставте в формулу функцію ВПР, вказавши в першому її аргументі шукане значення, за якою здійснюється зв'язок (1). У другому аргументі задайте діапазон комірок, в яких слід проводити вибірку (2), в третьому - номер стовпця, з якого будуть підставлятися дані, а в четвертому введіть значення БРЕХНЯ, якщо хочете знайти точну відповідність, або ІСТИНА, якщо потрібен найближчий приблизний варіант ( 4).

створення діаграм

Для створення діаграми введіть в Excel дані із зазначенням заголовків стовпців (1), виберіть на вкладці «Вставка» пункт «Діаграми» (2) і вкажіть необхідний тип діаграми. В Excel 2013 є вкладка «Рекомендовані діаграми» (3), на якій присутні типи, що відповідають уведеним вами даними. Після визначення загального характеру діаграми Excel відкриває вкладку «Конструктор», де проводиться її більш точна настройка. Величезна кількість налічіствует тут параметрів дозволяє надати діаграмі той зовнішній вигляд, який вам потрібен.

Функції ЯКЩО і ЕСЛІОШІБКА

До числа найбільш популярних функцій Excel відносяться ЯКЩО і ЕСЛІОШІБКА. Функція ЯКЩО дозволяє визначити умовну формулу, яка при виконанні умови обчислює одне значення, а при його невиконанні - інше. Наприклад, студентам, які мають за іспит 80 балів і більше (оцінки виставлені в стовпці C), можна присвоїти ознаку «Здав», а тим, хто отримав 79 балів і менше, - ознака «Не здав».

Функція ЕСЛІОШІБКА є окремим випадком більш загальної функції ЯКЩО. Вона повертає якесь конкретне значення (або пусте значення), якщо в процесі обчислення формули сталася помилка. Наприклад, при виконанні функції ВПР над іншим листом або таблицею, функція ЕСЛІОШІБКА може повертати пусте значення в тих випадках, коли ВВР не знаходить шуканого параметра, що задається першим аргументом.

Зведена таблиця

Зведена таблиця, по суті, являє собою підсумкову таблицю, що дозволяє підраховувати число елементів і обчислювати середнє значення, суму і інші функції на основі певних користувачем опорних точок. У версії Excel 2013 додатково з'явилися «Рекомендовані зведені таблиці», що спрощують створення таблиць, в яких будуть відображатися потрібні вам дані.

Зведена таблиця - це інструмент для проведення над таблицею

різних підсумкових розрахунків відповідно до обраних

опорними точками

Наприклад, щоб підрахувати середній бал студентів в залежності від їх віку, перемістіть поле «Вік» в розділ Рядки (1), а поля з оцінками - в розділ «Значення» (2). В меню значень виберіть пункт «Параметри полів значень» і в якості операції вкажіть «Середнє» (3). Таким же чином можна підраховувати підсумки і по іншим категоріям, наприклад, обчислювати число здали і не склали іспити в залежності від статі.

Зведена діаграма

Зведені діаграми мають риси як зведених таблиць, так і традиційних діаграм Excel. Зведена діаграма дозволяє легко і швидко формувати просте для сприйняття візуальне уявлення складних наборів даних. Зведені діаграми підтримують багато функцій традиційних діаграм, в тому числі ряди, категорії і т.д. Можливість додавання інтерактивних фільтрів дозволяє маніпулювати обраними подмножествами даних.

В Excel 2013 з'явилися «Рекомендовані зведені діаграми». Відкрийте вкладку «Вставка», перейдіть в розділ «Діаграми» і виберіть пункт «Рекомендовані діаграми». Перемістивши покажчик миші на вибраний варіант, ви побачите, як він буде виглядати. Для створення зведеної діаграми вручну натисніть на вкладці «Вставка» кнопку «Зведена діаграма».

миттєве заповнення

Краща, мабуть, нова функція Excel 2013 - «Миттєве заповнення» - дозволяє ефективно вирішувати повсякденні завдання, пов'язані з швидким переносом потрібних блоків інформації з суміжних осередків. У минулому, при роботі зі стовпцем, представленим у форматі «Прізвище, Ім'я», користувачеві доводилося вручну витягати з нього імена або шукати якісь дуже складні обхідні шляхи.

«Миттєве заповнення» дозволяє витягати потрібні

блоки інформації і заповнювати ними суміжні осередки

Припустимо, що той же самий стовпець з прізвищами та іменами є і в Excel 2013. Досить ввести ім'я першої людини в найближчу справа осередок (1) і на вкладці «Головна» вибрати «Заповнити» і «Миттєве заповнення». Excel автоматично отримає всі інші імена і заповнить ними осередки праворуч від вихідних.

Швидкий аналіз

Новий інструмент швидкого аналізу Excel 2013 допомагає прискорити створення діаграм з простих наборів даних. Після виділення даних поруч з правим нижнім кутом виділеної області з'являється характерний значок (1). Клацнувши на ньому, ви переходите в меню «Швидкого аналізу» (2).

Там представлені інструменти «Форматування», «Діаграм», «Підсумків», «таблиць» і «Міні-діаграми». Клацаючи мишею на цих інструментах, ви побачите підтримувані ними можливості.

Power View

Інтерактивний інструмент дослідження і візуалізації даних, Power View, призначений для вилучення та аналізу великих обсягів даних з зовнішніх джерел. В Excel 2013 для виклику функції Power View перейдіть на вкладку «Вставка» (1), а потім натисніть кнопку «Звіти» (2).

Звіти, створені за допомогою Power View, вже готові до презентації і підтримують режими читання і повноекранного подання. Інтерактивну їх версію можна навіть експортувати в PowerPoint. Керівництва по бізнес-аналізу, представлені на сайті Microsoft, допоможуть вам в найкоротші терміни стати фахівцем в цій галузі.

Умовне форматування

Розширені функції умовного форматування Excel дозволяють легко і швидко виділяти потрібні дані. Відповідний елемент управління знаходиться на вкладці «Головна». Виділіть діапазон комірок, які потрібно відформатувати, і натисніть кнопку «Умовне форматування» (2). У підміню «Правила виділення осередків» (3) перераховані умови форматування, які зустрічаються найчастіше.

Транспонування стовпців в рядки і навпаки

Іноді виникає потреба поміняти в таблиці місцями рядки і стовпці. Щоб виконати це, скопіюйте потрібну область в буфер обміну, клацніть правою кнопкою миші на лівій верхній клітинці тієї області, в яку здійснюється вставка, і виберіть в контекстному меню пункт «Спеціальна вставка». У який з'явився на екрані вікні встановіть прапорець «Транспонувати» і натисніть OK. Все інше за вас зробить Excel.

Найважливіші комбінації клавіш

Наведені тут вісім комбінацій клавіш особливо корисні для швидкого переміщення по електронних таблиць Excel і виконання часто зустрічаються операцій.